Протокол відноситься до групи документів. Протокол: типові вимоги до оформлення та специфіка акціонерних товариств. Хто повинен оформляти протокол
Складання та оформлення протоколів
Протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку, його можна віднести до інформаційних документів (так як він містить інформацію про хід обговорення якихось управлінських питань), а з іншого - протоколи містять постановчу частина і, таким чином, можуть розглядатися як розпорядчі документи.
протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях.
Більш узагальнене визначення дають тлумачні словники російської мови, що визначають його як «документ із записом всього, що відбувається на засіданні, зборах».
Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів, таких, як колегії комітетів і міністерств, муніципальних органів управління, а також вчених, технічних, методичних рад.
Обов'язковому протоколювання підлягають зборів акціонерів, засідання рад директорів.
Протоколи подаються до органів державної влади для реєстрації (наприклад, при реєстрації комерційних банків, торгово-промислових палат і ін.). Протоколи складають і для документування діяльності тимчасових колегіальних органів (конференцій, зборів, нарад, семінарів і т.д.).
Протокол, як правило, ведеться під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводиться магнітна звукозапис, протокол може складатися після їх розшифровки. Вести протокол повинен секретар або спеціально призначена особа
Можна виділити наступні етапи підготовки протоколу:
1) своєчасний збір необхідних матеріалів до засідання (порядку денного, списку учасників засідання, запрошених, членів колегіального органу, текстів доповідей, повідомлень і виступів, проектів рішень обговорюваних питань);
2) складання протоколу відповідно до встановлених вимог, що забезпечують його юридичну силу;
3) редагування тексту, узгодження його з головою і виступаючими учасниками засідання;
4) підписання протоколу головою і секретарем засідання;
Всі види і різновиди протоколів, незалежно від приналежності до системи або підсистеми документації, класифікуються за двома підставами - способу документування та ступеня повноти запису ходу засідання, які діють одночасно. Так, за ступенем повноти запису протоколи поділяються на короткі та повні. Додатково виділяють стенографічний протокол. Форма протоколу вибирається залежно від виду засідання і статусу колегіального органу.
короткий протокол - фіксує обговорювані на засіданні питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення. Такий протокол рекомендується вести тільки в тих випадках, коли засідання стенографується, доповіді та тексти виступів будуть представлені секретарю або коли засідання носить оперативний характер.
Короткий протокол послідовно фіксує тільки прізвища голови, секретаря, склад присутніх, перелік розглянутих питань і прийняті рішення. Різновидом короткого протоколу є протокол, складений за скороченою формою, яка передбачає короткий послідовний виклад розглянутих питань за схемою «питання - прийняте рішення».
повний протокол фіксує не тільки обговорювалися питання, прийняті рішення та прізвища виступаючих, а й досить докладні записи, передають зміст доповідей і виступів учасників засідання, всі висловлені думки, які прозвучали питання і репліки, зауваження, позиції. Повний протокол дозволяє документувати докладну картину засідання.
Повні протоколи можуть бути докладними текстовими (текстовий спосіб документування), стенографічними (текстовий спосіб з використанням спеціальних умовних позначень, які повинні бути розшифровані при оформленні протоколу), фонографічної (звукозапис), відеопротокол (застосовується відеозвукозапісь, особливо при проведенні відеоконференцій). Вони містять запис всього засідання, включаючи репліки, питання, зауваження, виступи і довідки по ходу засідання, шум, оплески і т.п. в залежності від способу документування.
стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засідання (стенограми) і дослівно передає процес обговорення кожного питання і вироблення рішення по ньому.
Повний і стенографічний протоколи складають на основі рукописних стенографічних або магнітофонних записів, які ведуться під час засідання.
Протокол ведеться під час засідання спеціально обраним або призначеним особою або секретарем постійно діючого колегіального органу за посадою, а протоколи оперативних нарад, які проходять під головуванням керівників, ведуть і оформляють секретарі або помічники керівників.
Секретар засідання при оформленні протоколу використовує заздалегідь підготовлені до засідання документи: порядок денний, списки запрошених, списки членів колегіального органу, тексти доповідей, виступів, інформаційні довідки, проекти рішень тощо.
Складається безпосередньо на засіданні протокол є чернеткою. Він повинен бути уточнений, звірений зі стенограмою або фонограмою (якщо на засіданні велася стенограма або проводився запис на диктофон), відредагований і оформлений не пізніше 3 або 5 днів з дати засідання. Ці терміни або інші стандарти термінів підготовки протоколу до підписання - «в день засідання», «не пізніше наступного робочого дня» і т.п. - зазвичай регламентуються положеннями про відповідні колегіальних органах та посадовою інструкцією / посадовою регламентом секретаря конкретного колегіального органу.
Протокол є основним розпорядчим документом колегіального управління та майже завжди оформляється як багатосторінковий документ. Тому при оформленні першого аркуша протоколу необхідно використовувати загальний бланк організації або підприємства, а якщо загальний бланк відсутній, протокол оформляється на аркушах паперу формату А4 з розташуванням реквізитів за зразком загального бланка.
Якщо бланк для оформлення першого листа протоколу не використовується, реквізити оформляються зазвичай поздовжнім способом (вздовж верхнього поля аркуша паперу) центрованої.
У типовій формуляр протоколу входять такі обов'язкові реквізити:
· Повне найменування організації або підприємства;
· Назва виду документа (ПРОТОКОЛ);
· реєстраційний номер;
· Місце складання або видання документа;
· Заголовок;
· Підписи.
Додатковими реквізитами протоколу є:
· Найменування структурного підрозділу;
· Гриф затвердження;
· Відмітка про наявність додатків;
· Місце (приміщення, офіс) і час проведення засідання;
· Прізвище та ініціали головуючого на нараді, засіданні;
· Дата підписання протоколу;
· Візи узгодження (при необхідності);
· Гриф затвердження (якщо протокол вимагає затвердження);
· Відмітка про виконання і направлення до справи.
Датою протоколу є дата засідання (протоколи, як правило, оформляються після засідання). Якщо воно тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати початку і закінчення.
Наприклад: 21-24.01.2013.
Номером (індексом) протоколу є порядковий номер засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року або терміну повноважень колегіального органу.
Заголовок до тексту протоколу, як правило, відображає вид засідання або колегіальної діяльності і цілком узгоджується з найменуванням виду документа. Наприклад: Протокол - засідання колегії; - зборів трудового колективу; - наради начальників структурних підрозділів.
Текст протоколу включає вступну та основну частини.
У вступній частині протоколу після заголовка наводяться прізвища та ініціали голови та секретаря засідання (в короткій формі протоколу ці відомості опускають). З нового рядка після слова «Були присутні» перераховують прізвища, ініціали постійних членів колегіального органу (в алфавітному порядку), потім - прізвища, ініціали та посади запрошених на засідання. Прізвища та ініціали запрошених посадових осіб, які не є членами колегіального органу, але були присутні на засіданні, перераховуються після слова «Запрошені».
При оформленні протоколу розширеного засідання або засідання з числом присутніх більше 15 осіб прізвища учасників не перераховуються, а зазначається цифрою їх загальна кількість. Підрахунок учасників проводиться за списками реєстрації, які передаються секретарю зборів і стають одним з додатків до протоколу. За прізвищами списки присутніх додаються до протоколу, про що робиться відповідний запис у самому протоколі (наприклад: Були присутні: 43 людини (список додається).
На зборах, конференціях і з'їздах, де ухвалення рішення вимагає певного кворуму, в розділі «Були присутні» вказується, скільки людина повинна бути присутньою і скільки прийшло на засідання.
Наприклад, в протоколах профспілкових зборів вказується: «На обліку в профспілковій організації складається 135 осіб, присутній 117».
У вступну частину протоколу включається порядок денний. У неї включаються обговорювані на засіданні питання з прізвищами виступаючих (доповідачів) і закріплюється послідовність їх обговорення.
Перелік питань, винесених для обговорення і прийняття рішення колегіальним органом, оформляється після слів "Порядок денний", Які розташовуються від кордону лівого поля двома рядками нижче складу присутніх і закінчується двокрапкою.
Кожне питання порядку денного формулюється з приводом «O», відповідає на питання «Про що?» і містить вказівку посади, прізвища та ініціалів доповідача. Причому слово «доповідач» в протоколі не використовується, правильною є мовна формула: «Доповідь - (чий?) Посаду, прізвище, ініціали».
Питання нумеруються арабськими цифрами, розташовуються в порядку денному за ступенем їх значимості (або відповідно до передбачуваним часом обговорення) і оформляються з нового рядка.
Пункти порядку денного мають бути сформульовані чітко і конкретно, оскільки саме вони і є власне заголовки до подальшого тексту протоколу, Який буде викладатися по пунктам в послідовності розгляду питань на засіданні.
Порядок денний засідання, як правило, складається заздалегідь і повинна включати оптимальну кількість питань, які можна розглянути і обговорити на засіданні. Формулювання «Різне» в порядку денному оформленого протоколу вважається недоречною, тому що документ складається після проведеного засідання, коли вже можливо точно сформулювати всі розглянуті питання.
Навіть в тих випадках, коли порядок денний засідання оформляється як самостійний інформаційний документ і заздалегідь розсилається учасникам засідання і членам колегіального органу, в текст протоколу повинні бути внесені формулювання всіх обговорених питань. Відмітка в тексті протоколу: «Порядок денний додається» неприпустима, навіть коли порядок денний формується в справу разом з протоколом як окремий інформаційний документ.
Текст основної частини протоколу складається відповідно до послідовності питань, встановлених порядком денним.
Основну частину тексту протоколу, тобто весь хід засідання і прийняті рішення, секретар засідання складає з усної форми (часто спонтанною, емоційної і не завжди підготовленої) в письмовій формі, тобто впорядковану, побудовану за мовним моделям, переважно з прямим порядком слів і використанням спеціальної лексики і термінів ділового стилю.
Основна частина тексту протоколу містить стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного. Відповідно до неї розділи нумеруються. Кожен розділ, відображаючи хід засідання, складається з трьох частин : СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ).
Слово «СЛУХАЛИ» нумерується відповідно до номером пункту порядку денного, оформляється від кордону лівого поля прописними літерами і закінчується двокрапкою. Далі з нового рядка оформляються в родовому відмінку прізвище та ініціали доповідача (СЛУХАЛИ - кого?), Ставиться тире, і після нього коротко або докладно записується зміст доповіді. Виклад зазвичай ведеться від третьої особи однини в минулому часі.
Якщо текст основного доповіді готувався заздалегідь і після розгляду питання був переданий до секретаріату / секретарю засідання, то при викладі тексту зручно використовувати і інший прийом: коротко сформулювати тему доповіді в Відповідно до порядку денного і після точки зробити позначку: «Текст доповіді додається».
При цьому заздалегідь підготовлений доповідь повинен бути оформлений, підписаний і датований автором, щоб його можна було дійсно оформити в якості самостійного документа-додатка до протоколу.
Слово «ВИСТУПИЛИ» оформляється від кордону лівого поля прописними літерами і закінчується двокрапкою. Прізвище та ініціали кожного з виступаючих оформляються з нового рядка і вказуються в називному відмінку (ВИСТУПИЛИ - хто?). Після тире в формі непрямої мови записується короткий або докладний зміст виступу.
Всі питання до доповідача і виступив, а також відповіді на них записуються в порядку їх надходження і оформляються також з нового рядка. Прізвище особи, який поставив питання, допускається не вказувати.
рішення, Прийняті колегіально по кожному з обговорюваних питань, записуються після слова «УХВАЛИЛИ» або «ВИРІШИЛИ». Ці слова є термінами ділового стилю, що відображають прийняття рішення на основі принципу колегіальності (мається на увазі займенник «ми»). У діловій практиці за кожним терміном закріпилася своя сфера вживання при складанні протоколів. Так, в протоколах загальних зборів акціонерів, засновників, засідань рад директорів, зборів трудових колективів, зборів співробітників (в рамках самоврядування, встановленого і дозволеного кодексом корпоративної поведінки), ініціативних груп правильним вважається вживання терміна «ВИРІШИЛИ» (оформляється діяльність вищих колегіальних органів, « влада »). У протоколах засідань комітетів, правлінь, робочих груп, оперативних нарад та інших колегіальних виконавчих органів (оформляється «оперативне управління») правильним вважається термін «УХВАЛИЛИ».
Це слово оформляється від кордону лівого поля прописними літерами і закінчується двокрапкою. З нового рядка по пунктам коротко і точно формулюються розпорядчі дії, які повинні бути пронумеровані відповідно до номером питання на порядку денному. Номер прийнятого рішення складається з двох частин, між якими ставиться крапка, при цьому перша цифра відповідає номеру питання в порядку денному, а друга - номеру рішення з даного питання (адже часто буває, що по одному питанню порядку денного приймається кілька рішень, доручень).
Пункт, який встановлює правову норму (нормативний), формулюється за стандартною мовної моделі: що зробити - в будь (з якого або на який) термін?
1. Кому - що зробити - до якого терміну;
2. Що зробити - до якого терміну - кому (найменування посади, прізвище та ініціали конкретного виконавця).
Якщо рішення було прийнято шляхом голосування, то його результати оформляються за формою: «За - 10, проти - 0, утрималися - 2» або «Одноголосно». Дотримання цієї форми є обов'язковим, коли оформляються рішення про призначення, обрання або затвердження кандидатур або про персональний склад комісій, комітетів тощо
Підписи голови та секретаря засідання оформляються на відредагованому і звірена протоколі. Вони розташовуються трьома-чотирма рядками нижче тексту від кордону лівого поля і розділяються одним рядком. У розшифровках підписів ініціали розташовуються перед прізвищем. Особисті підписи голови та секретаря оформляються на оригіналі протоколу.
Оскільки протокол є внутрішнім розпорядчим документом підприємства, його посвідчення печаткою звичайно не потрібно.
Копії (ксерокопії) оформленого і підписаного протоколу або виписки з протоколу, які необхідні в процесі направлення документа на виконання, має право засвідчувати своїм підписом секретар (секретар засідання або секретар колегіального органу за посадою), правильно оформлюючи позначку про завірення копії. Якщо копія або виписка з протоколу використовується всередині організації, то друк на неї (як і на сам протокол) не ставиться. Якщо ж виписка або копія протоколу призначена для використання поза стінами рідної організації, на неї варто поставити відбиток печатки.
Деякі різновиди протоколів підлягають затвердженню першим керівником підприємства або організації. Наприклад, затверджуються протоколи засідань експертної комісії організації, експертної комісії з присвоєння / зняття грифів обмеження доступу до інформації та документів організації, протоколи засідань проектних груп / проектних офісів в проектному управлінні і т.п.
Затвердження оформляється грифом, який розташовується у верхньому правому кутку документа і складається з слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», скороченого найменування посади керівника (тому що повне найменування організації або підприємства зазначено в головній частині документа або в загальному бланку), особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження.
Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів - постанов і рішень; в установах, що діють на основі єдиноначальності - проводяться в життя наказами. В інших випадках робиться виписка з протоколів.
Протоколи формуються в справи разом з документами, створеними в процесі підготовки засідання:
¾ порядок денний;
¾ запрошення;
¾ списки учасників засідання і списки запрошених;
¾ доповіді або тези виступів;
¾ довідкові матеріали з обговорюваних питань;
¾ проекти рішень і підсумкових документів.
Протокол оформляє секретар засідання. Підписують голова і секретар.
Виписка з протоколу являє собою точну копію частини тексту справжнього протоколу, що відноситься до того питання порядку денного, по якому готують виписку. При цьому відтворюють всі реквізити бланка, вступну частину тексту, питання порядку денного, по якому готується виписка, і текст, що відображає обговорення питання і прийняте рішення. Витяг з протоколу підписує тільки секретар, він же складає заверительную напис. Вона складається зі слова «Мабуть», вказівки посади особи, що посвідчує копію (витяг), особистого підпису, прізвища, ініціалів та дати. Якщо виписка дається для подання в іншу організацію, то вона завіряється печаткою.
Порядок денний:
1. Про ... (про що слухається питання). Вид повідомлення (доповідь, звіт, повідомлення, інформація), найменування посади, ініціали, прізвище (в родовому відмінку).
1. СЛУХАЛИ:
І. О. Прізвище (в називному відмінку) - короткий або розгорнутий виклад змісту виступу. Якщо текст доповіді додається до протоколу, то вказують - (Текст доповіді додається).
ВИСТУПИЛИ:
І.О. Прізвище - викладається короткий зміст першого виступу з першого питання (після прізвища в дужках може бути вказана посада виступаючого). Якщо текст доповіді додається до протоколу, то вказують - (Текст виступу додається).
І.О. Прізвище - викладається короткий зміст наступних виступів від по даному питанню.
УХВАЛИЛИ:
1.1. Викладається формулювання постанови по першому питанню - вказується дію в формі дієслова, виконавець (посадова особа, структурний підрозділ в Д.П.), термін виконання.
1.2. Аналогічно оформляються другий і наступні пункти постанови по першому питанню.
2. СЛУХАЛИ:
Оформлення другого питання порядку денного будується аналогічно першому за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ.
У справу 00-00 (підпис), дата
Макет оформлення протоколу
УХВАЛИЛИ:
Відмітка про наявність додатка
Порядок денний:
Звіт про роботу хлібокомбінату за листопад 2004 року.
І. П. Козленко (генеральний директор) - доповідь додається.
ВИСТУПИЛИ:
А. В. Петровський (член Ради директорів). У своєму виступі зупинився на недоліках, які мають місце в роботі деяких працівників: неправильне маркування, зрив виїзної торгівлі.
І. С. Никоненко (член Ради директорів). Зазначив, що в цілому робота ведеться непогано: збільшилася продуктивність праці, підвищилася рентабельність, покращилася позиція підприємства на регіональному ринку хлібобулочних виробів.
УХВАЛИЛИ:
1. Преміювати за листопад:
1.1. Робітників-відрядників основного виробництва - в розмірі 40% від відрядного заробітку.
1.2. Почасових робітників - в розмірі 40% від окладів, тарифних ставок.
2. Позбавити премії за листопад:
2.1. О. П. Іванова, Л. Р. Сидорова, Н. Р. Левченко за допущене невідповідність в маркуванні пряників 25.11.2004.
2.2. Л. Д. Гончар за зрив виїзної торгівлі в п. Замовник 23.11.2003.
У справу 00-00 (підпис), дата
Ідентифікатор електронної копії документа
Приклад оформлення протоколу
Про збереження документів в Акціонерному товаристві і організації передачі їх на державне зберігання.
2. Рекомендувати Управлінню документаційного забезпечення Акціонерного товариства (Криволапов В.Г.) провести семінар з фахівцями структурних підрозділів Акціонерного товариства по систематизації документів в діловодстві та передачі їх на державне зберігання.
Приклад оформлення виписки з протоколу(Анодіна М.М. Документообіг в організації / М.М. Анодіна. - М.: Изд-во Омега-Л, 2006. -172 с.)
Розділ 2 «Структура документа. Системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації »
ТЕМА 6
«Основні види інформаційно-довідкових документів, ПЕРЕДАЮТЬСЯ ПО різні канали зв'язку. ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ"
план:
1. Ділове листування. Загальні відомості.
В ряду управлінських документів особливе місце належить протоколам. Вони входять до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.
протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях.
Потрібно мати на увазі, що в діяльності організацій і підприємств часто складаються документи під назвою «Протокол», однак вони не підпадають під наведене визначення. Так, в області договірних відносин складаються протоколи про наміри, протоколи розбіжностей, протоколи узгоджень; в числі основних документів загальних зборів акціонерів законодавство називає протоколи лічильної комісії і т.д. подібні різновиди протоколів подібні за своїм призначенням з актами: вони фіксують і підтверджують факти або події. Тому на них не поширюються правила, про які йдеться в цій статті.
протоколи складаються в будь-якій організації, де є тимчасові або постійно діючі колегіальні органи, комісії тощо Формою їх діяльності є обговорення тих чи інших питань на зборах або засіданнях і спільне прийняття рішень, часто голосуванням.
З появою в нашій країні акціонерних товариств зросла увага до цього виду документа. Вищі органи управління акціонерного товариства - колегіальні, і протоколи, в яких знаходить відображення їх діяльність, стають одними з найважливіших управлінських документів. Йдеться про протоколах загальних зборів акціонерів, засідань ради директорів і правління. Не випадково Федеральний закон «Про акціонерні товариства» та інші правові акти приділяють особливу увагу складу інформації цих документів, тобто їх змістом. Частина нормативних вимог може бути віднесена і до того, що ми називаємо оформленням документів. при оформленні протоколів органів управління акціонерних товариств слід враховувати як типові вимоги до даному виду документів (типової формуляр протоколу), так і ті, що закріплені спеціальними нормами правових актів і регламентують документування діяльності органів управління саме акціонерних товариств.
Типові вимоги до складання протоколу
В узагальненому вигляді порядок складання протоколу зводиться до наступного.
При підготовці до засідання або зборів:
формулюються питання порядку денного, тобто ті питання, по яким повинні бути прийняті рішення;
визначається склад основних доповідачів;
підбираються відповідні матеріали, наприклад, проекти документів, які вимагають обговорення і затвердження, тексти доповідей і т.п.
Під час засідання секретарем ведеться запис ходу обговорення питань порядку денного та прийнятих по ним рішень. Найбільш важливі засідання можуть стенографуватися, доповіді та виступи - записуватися на диктофон. Всі ці матеріали є основою для подальшого складання протоколу.
Заголовна частина протоколу
Протокол оформляється на загальному бланку організації або на чистому аркуші паперу з реквізитами, які відповідають загальному бланку. У їх складі:
-
місце складання документа.
фірмове найменування організації;
назва виду документа;
При оформленні всіх реквізитів, включаючи реквізити бланка, потрібно враховувати певні правила. Тільки це може забезпечити документу юридичну силу.
Фірмове найменування - це повне найменування організації російською мовою, закріплене установчими документами.
ФЗ «Про акціонерні товариства» визначив, що суспільство повинно мати повне і має право мати скорочене фірмове найменування, що включає, в тому числі, вказівку на тип суспільства (відкрите чи закрите). Таким чином, якщо суспільство зареєструвало поряд з повним і своє скорочене найменування, воно має право поміщати його на свої бланки (див. Приклад 1).
Назва виду документа (ПРОТОКОЛ) друкується прописними літерами під найменуванням організації і відділяється від нього одним міжрядковим інтервалом.
При проставленні дати на протоколі слід мати на увазі, що дата засідання і дата остаточного оформлення і підписання документа практично завжди розрізняються.
за загальним вимогам протокол повинен оформлятися не пізніше ніж через 5 днів після дати засідання. Але закон «Про акціонерні товариства» ввів інші терміни: для протоколу засідання ради директорів максимальний період підготовки становить 3 дні, а для протоколу загальних зборів акціонерів - 15 днів після закінчення зборів.
Потрібно знати, що у всіх випадках на протоколі проставляється дата засідання, а не підписання.
У разі якщо засідання продовжується не один день, в протоколі слід вказувати дати його початку і закінчення: «10-12.01.2007», або повністю: «10.01.2007 - 12.01.2007».
Індекс проставляється на одному рядку з датою і позначає порядковий номер засідання в межах календарного року: «№ 02» або «№ 12».
Порядкові номери присвоюються окремо по кожній групі протоколів, Які складаються в організації: окремо нумеруються протоколи загальних зборів акціонерів; протоколи засідань ради директорів; протоколи засідань правління і т.д.
Ще одним реквізитом загального бланка (і реквізитом типового формуляра протоколу) є «Місце складання документа». Потрібно звернути увагу на те, що в даному випадку цей реквізит означає не місце знаходження організації, а місце, де реально відбулося засідання. Назва відповідного населеного пункту вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу. Крім того, воно повинно включати в себе тільки загальновизнані скорочення, наприклад:
Розташування всіх розглянутих реквізитів залежить від того, який бланк протоколу використовується в даній організації: з поздовжнім (див. Приклад 4) або кутовим (див. Приклад 5) розташуванням реквізитів. Вибір способу розташування реквізитів залишається за організацією і не впливає на юридичну силу складеного на бланку документа.
приклад 4
|
ПРОТОКОЛ 10.01.2007 № 01 |
| Закрите акціонерне товариство БУДІВЕЛЬНІ ТЕХНОЛОГІЇ ПРОТОКОЛ 10.01.2007 № 01
|
заголовок протоколу - це найважливіший пошуковий ознака, він покликаний допомагати швидко і з найменшими витратами знаходити потрібний документ. Державний стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003) трактує поняття «заголовок до тексту» як «короткий зміст документа». В цьому випадку заголовок відповідає на питання «про що йдеться в документі?».
Однак для багатьох видів документів неможливо стисло визначити їх короткий зміст, так як вони відображають, як правило, кілька різнопланових питань. До такої групи документів відноситься і протокол. Тому заголовок до тексту будь-якого протоколу відповідає на питання «чого?», Містить вказівку виду колегіальної діяльності (зборів, засідання та ін.) І назву колегіального органу в родовому відмінку. Такий заголовок разом з датою і індексом дозволяє швидко знаходити необхідну інформацію.
текст
Найголовнішим в будь-якому документі є його зміст (текст).
текст протоколу чітко структурований. Це означає, що незалежно від питань, включених до порядку денного засідання або наради, ходу їх обговорення, прийнятих рішень текст документа буде складатися з певних частин, розташованих в однаковій послідовності.
текст протоколу ділиться на дві частини:
вступна частина, в якій зазначаються прізвища та ініціали голови та секретаря зборів; відомості про присутніх на зборах і порядок денний (ці дані передують основну частину тексту, як би «вводять» в неї);
основна частина, яка відображає хід обговорення питань порядку денного та фіксує прийняті рішення.
Отже, вступна частина протоколу починається з вказівки, хто є головою і секретарем цих зборів або засідання. Слова «Голова» і «Секретар» друкують від межі лівого поля через два інтервали від заголовка до тексту. Після тире вказують їх ініціали і прізвища:
Далі розташовуються відомості про кількість та персональний складі присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу. Їх прізвища та ініціали поміщаються в алфавітному порядку після слова «Були присутні». Ця інформація також розташовується від кордону лівого поля.
Однак таким чином оформляється склад присутніх, якщо їх кількість не перевищує 15-ти чоловік. При оформленні протоколів засідання з числом учасників більше 15-ти вказують їх кількісний склад і роблять позначку про те, що список (лист реєстрації) додається до протоколу. Зразок такого напису дан в Прімері 9. А в Прімері 10 показаний лист реєстрації (він може називатися «явочний лист» і т.п.) учасників засідання (або зборів), який включає і особисті підписи присутніх. При цьому кількість реальних учасників відзначається в підсумковій записи.
Для прийняття рішень на зборах необхідний кворум, тобто той необхідний мінімум учасників, який робить правомочними прийняті рішення. Тому часто в протоколах роблять позначку про наявність кворуму, вказуючи загальний кількісний склад колегіального органу і реальна кількість присутніх на зборах, наприклад:
Крім постійних членів колегіального органу, зобов'язаних бути присутнім на нараді або засіданні, на нього можуть бути спеціально запрошені посадові особи, які за родом діяльності пов'язані з обговорюваними питаннями. Дані про запрошених на засідання обов'язково повинні бути зафіксовані в протоколі:
Слід звернути увагу на те, що при оформленні розглянутого блоку відомостей не вказують посади голови, секретаря зборів та присутніх на ньому постійних членів колегіального органу. Що стосується запрошених, то в Методичних рекомендаціях щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003, виданих автором стандарту, Всеросійським науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи, міститься рекомендація перераховувати їх прізвища в алфавітному порядку також без зазначення посад. Однак традиційно в управлінській практиці при оформленні протоколів посади запрошених, як правило, вказують. Це не випадково, так як згадка тільки прізвищ не розкриває всієї повноти інформації про учасників. Разом з тим часто буває важливо показати, які саме посадові особи можуть або повинні брати участь у вирішенні конкретних питань.
Вступна частина протоколу закінчується переліком питань, які обговорювалися на засіданні. Він починається словами «Порядок денний:» і розташовується на два-три інтервалу нижче списку учасників від кордону лівого поля.
Кожне питання порядку денного починається з приводу «О» ( «Про») і відповідає на питання «Про що?». Питання нумеруються арабськими цифрами і містять вказівку на доповідачів по кожному питанню:
Основна частина протоколу ділиться на розділи, які повинні точно відповідати питань порядку денного і так само нумероваться. У свою чергу, текст кожного розділу вибудовується за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ або ВИРІШИЛИ.
перед словом «СЛУХАЛИ» проставляється номер відповідного розділу (питання порядку денного). Решта частини (ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ або ВИРІШИЛИ) не нумеруються.
У частині «СЛУХАЛИ» вказують прізвище та ініціали основного доповідача в Відповідно до порядку денного, далі через тире - зміст його доповіді:
Якщо доповідь великий і містить значний обсяг важливої \u200b\u200bінформації, краще підготувати його текст заздалегідь і передати секретарю зборів. В цьому випадку текст доповіді прикладається до протоколу, в якому дається посилання на цю програму. наприклад:
У частині «ВИСТУПИЛИ» вказуються прізвища та ініціали всіх виступили з даного питання та короткий зміст їхніх виступів. З ключових питань важливо відобразити в протоколі все думки, весь хід обговорення. Тому якщо доповідачам і виступаючим в дебатах задавалися питання, після кожного виступу вони фіксуються разом з відповідями в порядку надходження.
Слово «ВИСТУПИЛИ», як і слова «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»), пишеться від межі лівого поля. Прізвища виступаючих і зміст виступів вказуються з абзацу з нового рядка.
Оформлення питань чітко не встановлено. У практиці можна зустріти кілька варіантів:
Спочатку пишеться слово «Питання:» (або «Питання:"), далі з нового рядка вказується прізвище поставив питання, після тире формулюється саме питання і на наступному рядку - відповідь на нього
(Див. Зразок у Примері 16).
Після слова «Питання:" записується тільки сам питання без вказівки прізвища особи, який поставив його (див. Зразок у Примері 17).
Слово «Питання:" не пишеться. З нового рядка записується саме питання і нижче - відповідь на нього. У цьому випадку прізвище поставив питання також допускається не вказувати, проте краще її все-таки записати. Це дозволить відокремити питання від тексту виступу (див. Зразок у Примері 18).
Однак виступів, крім основної доповіді, може і не бути. У цьому випадку частина «ВИСТУПИЛИ» з тексту випускається, і розділ складатиметься тільки з двох частин: «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»).
Завершує кожен розділ прийняте рішення з даного питання. Воно записується після слова «УХВАЛИЛИ:» або « ВИРІШИЛИ: ». Обидва слова є початковими елементами резолютивній частині протоколу і мають рівноцінне значення.
Записуються рішення повинні бути короткими, точними, не допускають їх двоякого тлумачення. Якщо рішень з одного питання кілька, вони формулюються як кілька пунктів, кожен з яких нумерується арабськими цифрами:
Важливо звернути увагу на те, що рішення носять розпорядчий характер. Тому вони повинні формулюватися з використанням моделі, характерної для розпорядчих документів. Модель складається з вказівки на подальші дії, що відповідає на питання «що зробити?», Виконавця (відповідального за виконання) і терміну виконання.
Однак не завжди перераховані складові можуть або повинні використовуватися в протоколі. Так, повідомлення, зроблене на нараді, може бути просто прийнято до відома присутніми або приймається рішення про затвердження будь-якого документа. У цих випадках формулювання рішення буде відповідати моделі «Що зробити» (див. Приклад 20).
Якщо ж в рішенні міститься вказівка \u200b\u200bна проведення подальших дій, повинен бути зазначений їх виконавець (виконавці) або відповідальний за виконання і термін виконання (див. Приклад 21).
Є ще одна важлива особливість прийняття рішень на зборах або засіданнях, яка обов'язково повинна враховуватися при оформленні протоколу: деякі рішення приймаються шляхом голосування. Так, наприклад, обов'язково голосують за прийняті рішення на засіданнях ради директорів, обов'язковим є і голосування при визначенні кандидатури для заняття виборної посади. У цих випадках в протоколі після відповідного рішення вказуються результати голосування (див. Приклад 22). Якщо ж всі присутні проголосували за прийняте рішення, результати голосування можна позначити інакше - см. Приклад 23.
оформляє частину
Протокол підписується після того, як його текст остаточно відредагований, вивірено і оформлені всі розділи, відповідні порядку денному зборів. Документ підписують голова і секретар зборів. Підписи мають у своєму розпорядженні від кордону лівого поля, відокремивши їх від тексту двома-трьома міжстроковими інтервалами.
Юридичну силу протокол набуває тільки при наявності цих двох підписів. Це загальновизнана практика, яка закріплена в ряді законодавчих і нормативних актів. Зокрема, за нормами ФЗ «Про акціонерні товариства» протокол загальних зборів акціонерів складається в 2-х примірниках і обидва вони повинні бути підписані головою та секретарем зборів.
Разом з тим цей же закон встановлює інший порядок підписання протоколу засідання ради директорів акціонерного товариства: протокол підписується тільки головуючим на засіданні, і він один несе відповідальність за правильність складання документа. Така норма видається спірною, так як записи, що відображають хід засідання, веде секретар, саме він повинен грамотно відредагувати їх і оформити проект протоколу. З чого випливає, що не тільки голова, а й секретар відповідає за складання протоколу. Про це і повинна свідчити його підпис під документом.
Протокол є внутрішнім розпорядчим документом, тому його посвідчення печаткою звичайно не потрібно.
Деякі різновиди протоколів підлягають затвердженню керівником організації (наприклад, протокол засідання технічної ради, Експертної комісії і т.д.). Затвердження оформляється грифом в верхньому правому куті: після слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади (без згадки назви підприємства, тому що воно присутнє в головній частині документа) проставляється особистий підпис, його розшифрування та дата затвердження.
А тепер пропонуємо вашій увазі зразок протоколу, складеного відповідно до розглянутими правилами:
У наступному номері журналу читайте продовження статті. Ми розповімо про особливості оформлення протоколу загальних зборів акціонерів і про склад інформації, яка в обов'язковому порядку повинна знайти своє відображення в цьому документі. При викладі матеріалу будуть враховані вимоги таких основоположних документів, як ФЗ «Про акціонерні товариства», постанови ФКЦБ від 31.05.2002 р № 17 / пс та ін. Ви побачите, наскільки типовий протокол відрізняється від протоколу загальних зборів акціонерів!
В автор ділиться своїми секретами. Він пропонує покрокову методику підготовки ефективного наради (ви дізнаєтеся, як формується порядок денний, як організувати взаємодію з учасниками наради і запрошеними, як підготувати інформаційні матеріали та приміщення для зустрічі). Пропонується оптимальний регламент обговорення, який базується на рекомендаціях психологів. Розглянуто питання ходу протоколювання, термінів оформлення протоколу, правил складання його копії і виписки для інформування виконавців тих рішень, які були прийняті на нараді.
1 Див. Статтю Є.Г. Юсіповой «Організаційний аспект проведення нарад на підприємстві» на стор. 52 журналу № 1 `2007
2 Загальноприйняті скорочення найменувань адміністративно-територіальних одиниць і перелік суб'єктів РФ опубліковані на стор. 91-93 журналу
№ 1` 2007
Протокол - це свого роду звіт, що містить записи процесу обговорення питань і рішень по ним, прийнятих на засіданнях, ділових зустрічах і зборах. Даний документ має важливе місце в системі документообігу організаційно-розпорядчого типу.
Що таке протокол
Протокол - це звітний документ, в якому чітко зафіксовано хід обговорення питань і прийнятих рішень на офіційних заходах. Більш повне тлумачення слова надають словники, що визначають це поняття як документ із записом всього, що відбувається на певному заході.
Загальна інформація
Протоколом можна назвати документ, що містить певну інформацію. Він включає в себе відомості про перебіг обговорення конкретних питань. Крім цього, протокол засідання включає в себе постанови, що дає можливість віднести його до реєстрації актів.
Під час засідання вдається зробити лише чорновий варіант протоколу. Протягом 5 днів складання протоколу має бути завершено повністю.
оформлення
Протокол - це документ, оформлений на базі чорнових заготовок. Якщо в процесі засідання велася стенограма, то потім вона піддається розшифровці, оформляється за потрібне чином і додається до готового протоколу.
Секретар несе повну відповідальність за процес підготовки і ведення всього протоколу, а також за вірність внесених до нього даних. Деякі види протоколів необхідно додатково затвердити у керівника компанії.
Форми ведення протоколу
Застосовується 3 форми ведення протоколу:
стенографічний;
Коротка.
У короткому протоколі фіксуються питання, які були обговорені. Також вносяться прізвища учасників і рішення, які були винесені. Протокол заходи такого типу рекомендовано вести тоді, коли збори стенографуються, а тексти виступів і доповіді повинні відповідальному секретарю.
Повний протокол фіксує не тільки перераховані вище моменти, але і містить більш докладні записи. Повний протокол повинен дозволяти відобразити детальну картину заходу повністю.
Стенографічний протокол проводиться відповідальним секретарем на підставі зробленого стенографічного звіту про нараду.
Керівний склад компанії вирішує те, яка форма протоколу буде краще для кожного засідання. Всі види такого роду документів повинні бути оформлені на фірменномм бланку підприємства (компанії) із зазначенням найменування типу документа - Протокол. Або на спеціально оформленому готовому бланку протоколу. Обов'язкові реквізити будь-якого документа подібного типу - це реєстраційний номер, дата, заголовок, текст і підписи відповідальних осіб.
Хто веде протокол
Протокол - це документ, який ведеться під час заходу. Складати його повинен професійно підготовлений секретар. Від його рівня кваліфікації та професійних навичок буде залежати якісність записи виступів. Тому вибір людини, що становить протокол засідання, є відповідальним завданням у підготовці заходу.
Як вести протокол: зразок протоколу
Приклад ведення протоколу можна подивитися на фото нижче. Там представлений зразок протоколу. Якщо засідання буде проходити протягом декількох днів, то повинна бути вказана дата початку засідання і після дефіса дата його закінчення. Наприклад, 12.03.2016-14.03.16.
У графі "Місце засідання" зазначається місто або населений пункт, де проходив захід.
Заголовок протоколу пишеться в родовому відмінку і містить в собі розшифровку виду заходу (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу. Назва виду засідання повинно узгоджуватися з назвою колегіального органу. Наприклад, "Збори комітету".
Саме текстове наповнення протоколу поділяється на дві частини:
1. Вступна частина, де вказуються прізвище та ініціали голови, відповідального секретаря, всіх присутніх і тема порядку денного.
2. Основна частина, де описується сам процес засідання.
Безпосередньо зі слова "голова" починається протокол, після дефіса указиваетя прізвище голови та ініціали. Точно так же оформляється і слово «секретар». При проведенні термінових і швидких нарад ця частина протоколу не проводиться.
Потім оформляється список всіх присутніх. Після цього переліку записуються прізвища запрошених, де вказуються і займані ними посади. На тривалих конференціях і засіданнях з великою кількістю присутніх їх склад повинен вказуватися виключно кількісно, \u200b\u200bа список із зазначенням прізвищ додається до протоколу, про що робиться відповідного роду запис в самому протоколі. Наприклад: "Були присутні 42 людини (список додається)".
На заходах, де для прийняття рішення потрібна певна кількість осіб, в розділі "Були присутні" вказується кількість осіб, які мали бути, і число тих, хто прийшов учасників.
Потім слідує порядок денний. У цій частині протоколу перераховуються розглянуті питання. Кожен має свій номер і починається з приводу «О» ( "Про").
Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам на порядку денному.
По кожному з пунктів можуть бути виділені такі частини, як:
- Слухали.
- Виступили.
- Вирішили (постановили).
Кожне з цих слів пишеться з нового рядка.
Дані доповідача (ПІБ) і всіх виступаючих пишуться з нового рядка.
Заключна частина розділу по кожному пункту порядку денного - це запис затвердженого з порушеного питання рішення (постанови). Рішення, що мають кілька розділів, діляться на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Постановляю частина рішень повинна бути конкретною і містити складові частини: кому що потрібно зробити і до якого числа.
При виборі посадових осіб в протоколі відзначаються підсумки голосування по кожній з кандидатур окремо.
Протокол складається на підставі записів, зроблених під час засідання (наради), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень та інших матеріалів.
У федеральних органах виконавчої влади протоколи можуть видаватися в повній або стислій формі, при якій опускається хід обговорення питання і фіксується тільки прийняте по ньому рішення.
Текст повного протоколу, як правило, складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказуються ініціали, прізвища голови (головуючого), секретаря, присутніх на засіданні і, при необхідності, осіб, запрошених на засідання (нарада). Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, у вступній частині протоколу робиться посилання на список, який є невід'ємною частиною протоколу, наприклад:
Були присутні: 25 чол. (Список додається).
Якщо в засіданні (нараді) беруть участь представники різних органів влади і організацій, вказується місце роботи і посада кожної особи. Багаторядкові найменування посад присутніх друкуються через один міжрядковий інтервал.
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним, що містить перелік питань, що розглядаються, перерахованих в порядку їх значимості, із зазначенням доповідача з кожного розглянутого питання. Питання порядку денного формулюються з приводом "О" ( "Про"), друкуються від межі лівого поля і нумеруються арабськими цифрами.
Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою:
СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ: (або ВИРІШИЛИ :).
Основний зміст доповідей і виступів включається в текст протоколу або додається до нього у вигляді окремих матеріалів; в останньому випадку в тексті протоколу робиться відмітка "Текст виступу додається". Постанова (рішення) в текст протоколу вноситься повністю в тому формулюванні, яка була прийнята на засіданні; при необхідності наводяться підсумки голосування: "За - ..., проти - ..., утрималося - ...".
Текст короткого протоколу також складається з двох частин. У вступній частині вказуються ініціали та прізвища головуючого (голови), секретаря, а також ініціали та прізвища присутніх осіб.
Слово "Були присутні" друкується від межі лівого поля, підкреслюється, після слова ставиться двокрапка. Нижче друкуються найменування посад присутніх, а праворуч від найменування посад - їх ініціали і прізвища. Найменування посад можуть зазначатися узагальнено, наприклад:
Були присутні: Заступник Міністра економічного розвитку Російської Федерації І.О. Прізвище Заступники керівника Росархіву І.О. Прізвище І.О. ПрізвищеСписок відділяється від основної частини протоколу суцільний рисою.
В основній частині протоколу вказується номер питання в Відповідно до порядку денного, зміст питання і прийняті рішення.
Найменування питання нумерується римською цифрою і починається з приводу «О» ( "Про"), друкується Центрованим розміром шрифту N 15 і підкреслюється однією рисою нижче останнього рядка на відстані не більше інтервалу. Під рисою вказуються прізвища посадових осіб, які виступили під час обговорення даного питання. Прізвища друкуються через 1 міжрядковий інтервал.
Потім вказується прийняте з питання рішення.
Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем. Датою протоколу є дата засідання (наради).
Протоколах присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань колегії, протоколи координаційних, експертних рад і інших органів. Протоколи спільних засідань мають складові номери, що включають порядкові номери протоколів організацій, що брали участь в засіданні.
Номери постанов (рішень), прийнятих на засіданнях (нарадах), складаються з номера протоколу, номера розглянутого питання в порядку денному і порядкового номера постанови (рішення) в межах питання.
До номерами протоколів і постанов (рішень) можуть додаватися літерні коди згідно з системою реєстрації, прийнятої в державному органі виконавчої влади.
Копії протоколів при необхідності розсилаються зацікавленим організаціям і посадовим особам відповідно до покажчиком розсилки; покажчик складає і підписує відповідальний виконавець підрозділу, який готував розгляд питання. Копії протоколів завіряються печаткою Служби діловодства.
Прийняті рішення доводяться до виконавців у вигляді виписок з протоколів, які оформляються на відповідному бланку і завіряються печаткою Служби діловодства.
Протоколи друкуються на бланку протоколу, загальному бланку або стандартному аркуші паперу формату A4 і мають такі реквізити:
найменування федерального органу виконавчої влади - вказується повне офіційне та скорочене (у дужках) найменування органу влади;
Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорень питань і прийняття рішень на засіданнях. По повноті висвітлення ходу засідання вони діляться на 1) протоколи повної форми, 2) протоколи короткої форми, 3) протоколи скороченою форми.
Реквізити протоколу: найменування вищестоящої організації; найменування організації; назва виду документа протоколом, дата реєстрації індекс, місце видання, заголовок до тексту, текст, підписи.
Заголовком до тексту протоколу є назва конкретного виду засідання найменування колегіального органу і питання засідання, якщо він один.
Датою протоколу є дата проведення засідання.
Текст протоколу ділиться їв вступну та основну частини.
У вступній частині вказуються ініціали та прізвища голови, секретаря та присутніх членів колегіального органу, найменування посад, прізвища та ініціали запрошених осіб, які не є членам колегіального органу. Прізвища присутніх і запрошених вказуються в алфавітному порядку.
Список запрошених складається окремо і додається до протоколу з проставленням відповідної позначки, якщо кількість запрошених більше 10 осіб.
У протоколах додатково може виявитися кількість присутніх, необхідне для правомочності прийняття рішення.
При винесенні на засідання двох і більше питань вони нумеруються арабськими цифрами. Послідовність питань в порядку денному визначається ступенем їх важливості.
Основна частина протоколу повної форми будується за схемою СЛУХАЛИ-ВИСТУП-ВИРІШИЛИ окремо з кожного розглянутого питання.
У розділі СЛУХАЛИ вказуються прізвищами ініціали доповідача і викладається короткий зміст виступу.
У розділі ВИСТУПИЛИ текст оформляється аналогічно розділу СЛУХАЛИ. В цей розділ записуються питання км доповідачу і відповіді на них.
У розділі ВИРІШИЛИ записуються прийняті рішення з питання.
У протоколі короткої форми порядок денний не оформляється. Основна частина протоколу короткої форми будується за схемою СЛУХАЛИ-ВИРІШИЛИ без тексту виступів. У розділі СЛУХАЛИ записуються питання порядку денного, в розділі ВИРІШИЛИ - прийняті рішення.
У протоколі скороченою форми після кожного питання порядку денного записуються прийняті по ній рішення.
Постановляю частина протоколу закінчується зазначенням особи, відповідальної за контроль виконання рішень або окремих пунктів рішень.
Протокол наради підписується головою і секретарем.
Порядок підготовки та оформлення протоколів колегіальних органів визначається положеннями про ці органи або регламентами їх роботи.
