Підзвітні суми на зарплатну карту. Як перерахувати підзвіт на карту співробітника. Оформлення платіжного доручення

Викладений вище порядок стосується лише розрахунками готівкою. Але для компанії буде все ж не зайвим оформити один з цих документів. Так вона убезпечить себе від непотрібних розглядів перевіряючих органів. Крім того, в локальному акті компанії краще включити умову, згідно з яким організація має право переводити працівника підзвітні гроші на карту. А в платіжному дорученні, за яким буде здійснюватися переказ коштів на карту працівника потрібно вказати, що гроші видаються під звіт. Важливо! Підзвітні кошти можна перераховувати на зарплатну карту працівника, або на його особисту картку. Для цього працівник повинен написати заяву з відповідним проханням і зазначенням реквізитів для перерахування.

Скільки і кому можна видати гроші під звіт + оформлення

ФНС, підприємству необхідно в обов'язковому порядку ввести відповідні зміни в свою облікову політику. Слід в спеціальному внутрішньому нормативному акті описати порядок проведення розрахунків з підзвітними особами з урахуванням перерахування коштів на картки працівників. Слід пам'ятати про важливі нюанси при реалізації операції розглянутого типу:

• в платіжному дорученні, на підставі якого буде здійснено перерахування необхідної суми на картковий рахунок співробітника, необхідно буде вказати «Перерахування підзвітних коштів»;
• необхідно пам'ятати, що працівник в обов'язковому порядку повинен писати заяву на кожну операцію по перерахуванню підзвітних коштів на його карту або ж з неї.

Працівник підприємства може надалі оплачувати всі покупки карткою і навіть знімати кошти для здійснення готівкового розрахунку.

Переклад підзвіту на карту співробітника з розрахункового рахунку

Видатковий касовий ордер (ВКО) за формою КО-2 Спірні моменти і перевірка Часто при одержанні та видачі підзвітних коштів виникають проблемні моменти, вирішувати які необхідно відразу і на місці. Часто недосвідчені бухгалтери відкладають їх рішення на потім і виписують співробітнику потрібну суму, що потім закінчується штрафами або звільненням. У таблиці нижче наведені приклади спірних моментів, що виникають досить часто: Ситуація Рішення Співробітникові терміново потрібні були підзвітні, а керівника немає на роботі.

Оформити наказ може заступник директора або бухгалтер, але тільки при наявності довіреності на проведення даної процедури. Керівник в усній формі попросив виділити йому гроші під подальший звіт. Видача підзвітних здійснюється виключно за наявності письмової заяви та директор не виняток.
Співробітникові необхідна сума більше встановленого ліміту в 100 тис.

Яку максимальну суму можна видати співробітнику підзвіт в 2018 році

Ніяких особливостей і привілеїв в отриманні витратних грошей під звіт для директорів законом не передбачається, адже вони такі ж працівники компанії, як і всі. Процедура оформлення, як і в загальних випадках, починається зі складання наказу і написання заяви. Відмінність тільки в тому, що в заяві не потрібно писати «Директору ТОВ ...», досить вказати найменування компанії і запевнити документ підписом і печаткою.
Завантажити приклад заповнення наказу про видачу грошей під звіт керівнику Завантажити бланк наказу про видачу грошей під звіт керівнику Якщо при податковій перевірці з'ясується факт видачі директору підзвітних коштів, але не виявиться заяви, то фірмі загрожує штраф в розмірі 50 тис. За порушення законодавства щодо ведення касових операцій.

Як оформити звіт на карту співробітника з розрахункового рахунку

Але спираючись на положення ЦБ РФ «Про емісії платіжних карт» від 24.12.2004 № 266-П, можна зробити висновок: організації та ВП має право оплачувати свої витрати через карту, оформлену на уповноважена ними фізособа (пп. 1.5, 2.5). Ця позиція підтверджується офіційними роз'ясненнями Мінфіну РФ:

• листом від 21.07.2017 № 09-01-07 / 46781;
• листом від 25.08.2014 № 03-11-11 / 42288;
• листом від 05.10.2012 № 14-03-03 / 728.

У положенні ЦБ від 24.12.2004 № 266-П також представлений список витрат, які організаціям та ВП дозволено оплачувати через карту уповноваженого фізособи (див. П. 2.5):

• оплата витрат, пов'язаних з діяльністю організації (ІП) на території РФ;
• оплата витрат на відрядження та представницьких витрат на території РФ і за її межами;
• проведення інших операцій, не заборонених законодавством РФ.

Як відбувається видача грошей під звіт

інфо

Алгоритм Для нарахування підзвітних коштів в законодавстві встановлено певний порядок, що складається з декількох етапів:

• перевірка щодо боргів за раніше видані суми;
• складання заяви;
• оформлення видаткового ордера;
• проводка ордера в касі;
• перевірка касової книги.

Пишеться заява в довільній формі на ім'я керівника підприємства і особисто співробітником, на якого будуть виділятися гроші. У ньому обов'язково вказується сума готівки і термін використання. Видатковий ордер оформляється головним бухгалтером, касиром або керівником підприємства.

Підписує його так само бухгалтер або директор, в залежності від того, хто з них є на робочому місці. Перед видачею грошей касир зобов'язаний перевірити отриманий расходник, а також упевнитися в особистості підзвітної особи, зажадавши паспорт або інший документ.

Як перерахувати підзвіт на карту співробітника

Увага

Завантажити звіт про цільове використання коштів за формою 6 Що відносно повернення коштів, що залишилися, то повернути працівник їх право будь-яким зручним для нього способом:

• готівкою в касу;
• на розрахунковий рахунок компанії.

Однак в цьому випадку може виникнути проблема з самим банком. Так, деякі фінансові установи відмовляються приймати готівку, якщо підприємство видавало їх в електронному вигляді. Щоб уникнути цієї проблеми, перераховуючи кошти через банк, не потрібно згадувати, що це підзвітний повернення.

Найкраще вказати гроші, як інші надходження, або анулювавши прибутковий ордер, повернути залишок коштів працівнику і провести повернення, як утримання заборгованості з заробітної плати.

Видача грошей під звіт з каси в 2017 році: головні правила

Перерахування на карту заробітної плати давно нікого не дивує. Сьогодні багато компаній перераховують на карту співробітникові і гроші під звіт. Використання карт співробітників в розрахунках за підзвітними сумами є зручним інструментом і для співробітника і для організації.
А правильно оформлені документи допоможуть уникнути питань з боку перевіряючих. Законодавчі основи розрахунків за підзвітними сумами Сьогодні безготівковий переказ грошей під звіт використовується все частіше. У загальному випадку порядок розрахунків по грошах, що видаються працівникам під звіт, регулюється Вказівкою ЦБ РФ № 3210-У від 11.03.2014.
Але в ньому говориться про готівкових коштах. Законодавчо не обмежена видача під звіт на карту працівника.

Видача грошей під звіт безготівково на карту працівника

Також керівництво організації з метою перестраховки вправі внести в договір деякі зміни, наприклад, вказати, що при несвоєчасній подачі звіту, на суму, видану підряднику, буде нараховувати пеню в розмірі 1% за кожен прострочений день. Крім того, видаючи кошти під звіт, необхідно притримувати наступних правил:

• при перерахуванні грошей на банківську карту бухгалтеру потрібно вказувати призначення платіжка, як підзвітний;
• заяву на отримання коштів повинно містити інформацію щодо форми видачі: готівкова або безготівкова;
• проінструктувати працівника щодо того, що отримані ним кошти не можна передавати іншим співробітникам, інакше при перевірці не уникнути складнощів;
• не виписувати гроші без попередньо складеного підзвітною особою заяви, в іншому випадку підприємству буде загрожувати штраф в розмірі 50 тис.

Міністерство фінансів РФ спільно з Казначейством РФ в Листі від 10.09.2013 зробило висновок про те, що виплати підзвітних коштів на банківські рахунки працівників організацій доцільно і не суперечить законодавству. Аналогічний висновок міститься в Листі Мінфіну Росії від 25.08.14 № 03-11-11 / 42288. Порядок видачі коштів під звіт на карту співробітника Порядок розрахунків з підзвітними особами, в тому числі можливість перерахування підзвітних коштів в безготівковому порядку, рекомендується прописати в обліковій політиці підприємства. Гроші під звіт видаються працівникові за його заявою або на підставі розпорядчого документа (наказу, розпорядження) керівника підприємства. У них прописуються мета видачі грошових коштів, термін, на який вони видаються.

Підзвітні кошти видаються співробітнику на витрати, безпосередньо пов'язані з роботою організації, де він перебуває в штаті. Наприклад, це можуть бути відрядження гроші або фінанси, що виділяються щомісяця на покупку канцтоварів, або оплату поліграфічних матеріалів.

Видача грошей під звіт проводиться в певному порядку, що вимагає дотримання всіх правил. В першу чергу повинно бути написано заяву від підзвітної особи про необхідність виділити йому кошти на виробничі витрати. Заява також складається, коли кошти потрібні керівнику підприємства, так як дані витрати обов'язково підлягають бухгалтерській проводці.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся до консультанта:

ЗАЯВКИ ТА ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО і БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Отримувати підзвітні кошти можна як готівкою в касі підприємства, так і на карту банку. Що відносно терміну, на який видаються гроші, то визначається він керівником фірми.

Як відбувається процес видачі коштів під звіт? Про які нюансах повинні знати співробітники підприємства? І як здійснюється перевірка за витратами?

центральні деталі

Всі підзвітні особи, які отримали гріш на виробничі витрати, зобов'язані у встановлений термін подавати повний звіт того, на що були витрачені кошти компанії. Відомість за витратами надається в бухгалтерію підприємства, до якої повинні додаватися квитанції і чеки від покупок, плати за проживання в готелі, оплату проїзду тощо.

Правила оформлення видачі підзвітних грошей, а також подальшої звітності за витратами, встановлені Порядком ведення касових операцій в РФ. Так, згідно з ними, підприємства мають право видавати підзвітні кошти не тільки співробітникам основного офісу, але і філіям, які не перебувають на самостійному.

Крім того, законодавством щодо підзвітних коштів встановлено наступне:

• видача грошей може здійснюватися співробітникам тільки з метою оплати витрат, пов'язаних з діяльністю компанії (наприклад, оплата відрядження);
• особа, яка отримала підзвітні кошти, зобов'язується протягом трьох робочих днів, після закінчення терміну, зазначеного в заяві при видачі грошей, або з дня приїзду з відрядження, відзвітувати про витрачені суми бухгалтеру підприємства;
• співробітники організації, які раніше не відзвітувалися за попередні видані їм підзвітні гроші, не можуть отримати нові кошти.

Що відносно передачі виданих грошей третій особі, то підзвітна особа не має права вчиняти подібні угоди.

Головне підставу для видачі підзвітних коштів - розпорядження директора підприємства. Однак без згоди співробітника на отримання грошей, бухгалтерія не має права виписати їх співробітнику.

Щоб отримати відрядження або представницькі готівкові кошти, підзвітній особі необхідно написати відповідну заяву, із зазначенням суми, терміну використання грошей і інформації щодо мети їх видачі.

Заява складається у довільній формі, так як спеціальних бланків для отримання підзвітних коштів немає. Зразок заяви можна попросить у співробітника бухгалтерії.

загальні моменти

Порядком ведення касових операцій немає конкретної встановленої суми, яку дозволяється видавати під звіт. Розмір господарсько-операційних витрат організація визначає самостійно в залежності від виду їх призначення.

Те саме можна сказати і до термінів використання коштів: бухгалтерія встановлює їх відповідно до наказу керівника організації. При цьому якщо в розпорядженні зазначено, що кошти видаються, наприклад, на півроку, то працівник не зобов'язаний повертати їх завчасно або щомісяця пред'являти звіт про витрати.

Винятком є \u200b\u200bособиста ініціатива, в інших випадках ніхто не має права змушувати підзвітності особа складати авансовий звіт до закінчення терміну користування грошима.

Готівкові підзвітні кошти, що виписуються співробітникам для оплати господарських потреб, відшкодування витрат за покупку бензину або оплату проїзду в громадському транспорті, видаються конкретному колу осіб. Список даних співробітників визначається керівником організації і ним же затверджується.

Готівкові кошти під звіт для відрядження цілей видаються в межах суми, встановленої на конкретному підприємстві. Визначає суму керівництво організації. При потребі вона може бути збільшена.

Підставою для видачі відрядних є наказ керівника про скерування працівника в службове поїздку.

Якщо в заяві на видачу працівник організації не вкаже термін, на який він отримує гроші, то звіт про витрати потрібно буде надати протягом трьох робочих днів після їх отримання.

Наказ і документи

Основою процедури видачі підзвітних коштів є складання наказу вищого керівництва. Тільки на його підставі бухгалтерія організації мають право списати з основного рахунку підприємства обговорювану суму на виробничі витрати. Бланк наказу можна скачати в інтернеті або скласти його у вільній формі, приклад якої також з легкістю знайти на просторах інтернету.

Розпорядження має містити таку інформацію:

• перелік осіб, які мусять видача підзвітних коштів;
• посади співробітників;
• суми, вважаємо до видачі під звіт;
• термін використання коштів;
• дата подачі авансової звітності.

Всі співробітники, які мусять видача грошей під подальший звіт, повинні в обов'язковому порядку ознайомитися з наказом і поставити свої підписи, тим самим підтверджуючи факт того, що вони прочитали розпорядження і дають згоду на отримання коштів.

Також з даними особами обов'язково укладається договір про матеріальну відповідальність і тільки після цього вони можуть відправлятися в касу для отримання готівки.

Які документи потрібні для оформлення підзвітних витрат?

Законодавством РФ про ведення касових справ встановлено перелік документів, необхідних до надання при видачі грошей під звіт:

• , Що містить в собі причину видачі коштів, а також дані про ініціатора видачі та одержувача (записка не потрібна, якщо ініціатором є директор підприємства);
• , Який становить і запевняє керівник;

Якщо кошти списуються з рахунку організації на виробничі витрати, пов'язані з трудовими дорученнями, то для отримання готівки може додатково знадобитися один з наступних документів:

• посвідчення про відрядження;
• книга реєстрації на відрядження співробітників;
• робоче завдання;
• довіреність на оплату витрат від імені компанії;
• книга обліків наявних довіреностей.

Навіщо і основні цілі

Підзвітні виплати проводяться з метою оплати витрат, необхідних для нормальної роботи підприємства. Видаються дані кошти як співробітникам фірми, так і підрядникам, котра надала організації свої послуги.

Законодавством встановлено перелік основних витрат, які підприємство має право компенсувати підзвітними грошима.

Так, призначення платежу може бути наступним:

• оплата службових поїздок (відрядження);
• наймання житла співробітнику за рахунок фірми;
• на придбання товарно-матеріальних цінностей;
• представницькі витрати;
• оплата робіт і послуг, виконаних для організації;
• покупка канцелярських і побутових приладів для офісів фірми та ін.

Заборонено залучати підзвітні кошти в процес основного грошового обороту організації: здійснювати великі розрахунки між підприємствами і приватними підприємцями. Максимальний ліміт, який директор вправі виписати під звіт для операцій, пов'язаних з примноженням основних засобів, не перевищує 100 тис. Рублів.

встановлені терміни

Обов'язкова умова підзвітних виплат - пред'явлення бухгалтерії повний звіт про витрати. слід подавати після закінчення терміну використання коштів, а саме через три дні після його закінчення.

Видача грошей під звіт здійснюється на той термін, який вкаже керівництво фірми. Кожне підприємство самостійно визначає не тільки суму, але і тривалість використання грошей під звіт.

Справа в тому, що законом не передбачені конкретні терміни повернення даних коштів. Організації можуть видати їх, наприклад, як на три дні, так і півроку. Для кожного співробітника директор сам визначає час подачі звітності.

Гроші під звіт підприємство має право видавати як співробітникам, які перебувають у їх штаті, так і підрядним організаціям. Однак з останніми з них можуть виникнути проблеми, пов'язані з поданням авансового звіту.

Справа в тому, що нерідко бувають випадки найму недобросовісних підрядників, які знаючи, що не значаться в компанії і з них ніяких коштів втримати не можуть, просто не виконують зобов'язання по пред'явленні звіту за витратами, через що в бухгалтерії фірми виникають проблеми.

Що робити в цьому випадку? Видавати кошти при роботі підприємства, який не перебуває в штаті, слід тільки після того, як підрядник підпише папери про матеріальну відповідальність перед фірмою. Також керівництво організації з метою перестраховки вправі внести в договір деякі зміни, наприклад, вказати, що при несвоєчасній подачі звіту, на суму, видану підряднику, буде нараховувати пеню в розмірі 1% за кожен прострочений день.

Крім того, видаючи кошти під звіт, необхідно притримувати наступних правил:

• при перерахуванні грошей на банківську карту бухгалтеру потрібно вказувати призначення платіжка, як підзвітний;
• заяву на отримання коштів повинно містити інформацію щодо форми видачі: готівкова або безготівкова;
• проінструктувати працівника щодо того, що отримані ним кошти не можна передавати іншим співробітникам, інакше при перевірці не уникнути складнощів;
• не виписувати гроші без попередньо складеного підзвітною особою заяви, в іншому випадку підприємству буде загрожувати штраф в розмірі 50 тис. руб .;
• гроші, витрачені в іноземній валюті, при звітності слід переводити в рублі.

В останньому випадку співробітникові для більш точного підрахунку витрат необхідно мати документ, що підтверджує курс валют, за яким він виробляв обмін. Якщо такого документа немає, то бухгалтерія конвертує валюту в рублі за поточним курсом ЦБ РФ.

нюанси процедури

Видавати нові підзвітні гроші можна тільки після авансового звіту працівника за раніше отримані кошти на витрати. Якщо у співробітника є незакриті борги за даним фактом, то виписавши йому гроші, компанія порушить касову дисципліну, що карається штрафом.

Що відносно подачі звіту, то вона здійснюється в письмовому вигляді. Законодавством передбачена спеціальна форма бланка, що підлягає до заповнення, а також перелік обов'язкових документів, необхідних до пред'явлення, щоб довести факт вироблених витрат.

Авансовий звіт здається співробітником протягом трьох днів з дня закінчення відрядження або терміну, зазначеного в заяві на видачу.

Що варто пам'ятати

Вимагати від співробітника звіт за витратами за отримані кошти потрібно, тільки якщо гроші на витрати він отримав заздалегідь. Якщо ж він витрачав власні гроші, які компанія потім відшкодувала, видавши підзвітні, то авансовий звіт він подавати не повинен. У цьому випадку досить перед видачею грошей взяти у працівника заяву на компенсацію витрат у інтересах підприємства і документи, що підтверджують їх: квитанції, чеки, накладні та ін.

Якщо співробітник не пред'явить відповідні документи, то при перевірці підзвітні кошти будуть сприйматися податківцями, як прибуткові і на них нарахують ПДФО.

Що відносно повернення коштів, що залишилися, то повернути працівник їх право будь-яким зручним для нього способом:

• готівкою в касу;
• на розрахунковий рахунок компанії.

Однак в цьому випадку може виникнути проблема з самим банком. Так, деякі фінансові установи відмовляються приймати готівку, якщо підприємство видавало їх в електронному вигляді.

Щоб уникнути цієї проблеми, перераховуючи кошти через банк, не потрібно згадувати, що це підзвітний повернення. Найкраще вказати гроші, як інші надходження, або анулювавши прибутковий ордер, повернути залишок коштів працівнику і провести повернення, як утримання заборгованості з заробітної плати.

Спірні моменти і перевірка

Часто при одержанні та видачі підзвітних коштів виникають проблемні моменти, вирішувати які необхідно відразу і на місці. Часто недосвідчені бухгалтери відкладають їх рішення на потім і виписують співробітнику потрібну суму, що потім закінчується штрафами або звільненням.

У таблиці нижче наведені приклади спірних моментів, що виникають досить часто:

ситуація	Рішення
Співробітникові терміново потрібні були підзвітні, а керівника немає на роботі.	Оформити наказ може заступник директора або бухгалтер, але тільки при наявності довіреності на проведення даної процедури.
Керівник в усній формі попросив виділити йому гроші під подальший звіт.	Видача підзвітних здійснюється виключно за наявності письмової заяви та директор не виняток.
Співробітникові необхідна сума більше встановленого ліміту в 100 тис.	Оформити угоду можливо тільки в готівковій формі. Якщо гроші необхідно перевести на карту банку, то перевищення ліміту буде вважатися порушенням касового ведення.
Гроші виписуються підряднику з каси для покупки будівельних матеріалів.	У 2019 всі особи, працевлаштовані за правовим цивільним договором, юридично є співробітниками підприємства. Тому видача підзвітних в цьому випадку не є порушенням касової дисципліни.
У бухгалтерії наполягають на підписанні договору про матеріальну відповідальність.	Якщо співробітник складається в штаті організації, то підписання такого договору не є обов'язковим. У разі неповернення коштів борг можна буде утримати з його заробітної плати.

Готівку з каси

Щоб підприємство могло здійснювати видачу готівкових коштів під звіт воно повинно мати касу. З цієї причини підзвітні гроші можна отримати виключно через касу організації торгівлі, яка для таких цілей веде спеціальну.

Будь-які суми, що видаються з каси, будь то зарплата або кошти на витрати підприємства, виділяються співробітникам на підставі видаткового ордера, в якому фіксується наступна інформація:

• дані працівника, який здобув гроші;
• сума;
• цільове призначення;
• номер наказу;
• термін використання;
• дата видачі.

Розмір підзвітних визначає директор фірми, і він же знімає потрібну суму з розрахункового рахунку підприємства. Якщо грошей потрібно не багато, то їх можна взяти з залишку готівки, що знаходиться в касі на момент звернення співробітника.

Схема для директора

Видача підзвітних коштів для керівника фірми проводиться в такому ж порядку, як і у випадку з іншими співробітниками. Ніяких особливостей і привілеїв в отриманні витратних грошей під звіт для директорів законом не передбачається, адже вони такі ж працівники компанії, як і всі.

Процедура оформлення, як і в загальних випадках, починається зі складання наказу і написання заяви. Відмінність тільки в тому, що в заяві не потрібно писати «Директору ТОВ ...», досить вказати найменування компанії і запевнити документ підписом і печаткою.

Якщо при податковій перевірці з'ясується факт видачі директору підзвітних коштів, але не виявиться заяви, то фірмі загрожує штраф в розмірі 50 тис. За порушення законодавства щодо ведення касових операцій.

алгоритм

Для нарахування підзвітних коштів в законодавстві встановлено певний порядок, що складається з декількох етапів:

• перевірка щодо боргів за раніше видані суми;
• складання заяви;
• оформлення видаткового ордера;
• проводка ордера в касі;
• перевірка касової книги.

Пишеться заява в довільній формі на ім'я керівника підприємства і особисто співробітником, на якого будуть виділятися гроші. У ньому обов'язково вказується сума готівки і термін використання.

Видатковий ордер оформляється головним бухгалтером, касиром або керівником підприємства. Підписує його так само бухгалтер або директор, в залежності від того, хто з них є на робочому місці.

Перед видачею грошей касир зобов'язаний перевірити отриманий расходник, а також упевнитися в особистості підзвітної особи, зажадавши паспорт або інший документ.

Після в касову книгу проводиться запис про здобутий ордері і видані кошти під звіт. Відповідальним за даний процес є бухгалтер або головний бухгалтер, якщо вони відсутні на робочому місці, то запис вносить директор.

Відображення в бухобліку

Всі грошові витрати фірми відображаються в бухгалтерському звіті. Крім того, кожна фінансова операція має свою систему кодування, встановлену Податковим Кодексом РФ.

Так, якщо підзвітні були видані для канцелярських або побутових витрат, або на оплату ремонтних робіт для підприємства, то в податковому бухгалтерському звіті дана операція проводиться по 44-ФЗ - Федеральний закон, що відноситься до сфери продажів, послуг і робіт по забезпеченню муніципальних і державних потреб .

Бухгалтерська проводка з видачі грошей під звіт проводиться в день списання коштів з загального рахунку компанії. Якщо в податковому звіті й вказати дані кошти, як підзвітні, то ФНС прийме це за порушення. Крім того, за отримання цих грошей з підзвітної особи буде вилучено податковий збір.

Всі бухгалтерські звіти підприємства ведуться в програмі 1С, підзвітні кошти не є винятком. У разі неповернення залишку грошей або звіту за витратами в установлені строки, решту суми відображають як по кредиту - розрахунок з підзвітними особами, так і за дебетом - недостачі і втрати.

Все частіше компанії відмовляються від використання готівки в своїй діяльності.

Оплата від покупців надходить на розрахунковий рахунок, розрахунки з постачальниками відбуваються по безналу, зарплата перераховується на картки співробітників. Це зручно і вигідно: не потрібно їздити в банк, щоб здавати або знімати готівку, витрачатися на забезпечення безпеки грошей, платити комісію за операції з паперовими грошима. Як і багато інших операцій, розрахунки з підзвітними особами можуть відбуватися в безготівковій формі.

Перерахування підзвітних сум

Довгий час переклад підзвітних сум на зарплатну картку співробітника вважався справою ризикованою. ИФНС часто розцінювала такі перерахування як виплату зарплати і оподатковувала їх ПДФО. Фонди, в свою чергу, донараховували внески. Однак після публікації листа Мінфіну від 5 жовтня 2012 року № 14-03-03 / 728 ситуація змінилася: фактично міністерство дозволило видавати підзвіт безготівково.

Однак щоб уникнути суперечок з ИФНС і фондами, роботодавець повинен організувати правильний документообіг:

- при випуску зарплатних карт обговоріть з банком, чи можливо вказати в договорі, що на картки будуть перераховуватися і підзвітні суми,

- в положенні про підзвіті неодмінно вкажіть, що гроші можуть перераховуватися на зарплатні картки працівників. Більш детально про становище про підзвіті,

- попросіть співробітника написати в заяві про видачу грошей під звіт, що перерахування має виробитися на його банківську картку. Про заяву написано тут

- в платіжному дорученні вказуйте призначення платежу так, щоб було зрозуміло, що виплачується підзвітна сума, наприклад: «видача під звіт на господарські витрати».

Авансовий звіт

Як і під час видачі коштів готівкою, співробітник повинен скласти авансовий звіт. Про терміни і порядок надання авансового звіту.

До авансового звіту потрібно докласти всі документи, пов'язані з розрахунками. Подотчетник зняв гроші в банкоматі і розрахувався готівкою? Тоді він повинен надати квитанцію з банкомату і чек ККМ (БСО або товарний чек) від продавця. Співробітник розплатився карткою? Нехай надасть сліп і чек.

Повернення невикористаних підзвітних сум

Законодавство не обмежує термін, протягом якого подотчетнік повинен повернути невитрачене гроші роботодавцю. Однак цей термін потрібно вказати в заяві на видачу підзвітних коштів. Якщо гроші не повернути вчасно, податківці можуть перекваліфікувати решту суми в надання позики або виплату винагороди співробітника і донарахувати ПДФО.

Повернути гроші співробітник може як готівкою в касу компанії, так і шляхом безготівкового переказу. Якщо в платіжному дорученні подотчетнік не вказав, що перераховуються гроші - повернення невикористаної підзвітної суми, він повинен це написати в пояснювальній записці.

Бухгалтерський облік

Розберемо на прикладі, які проводки повинна скласти компанія при видачі грошей під звіт безготівково.

ТОВ «Ключик» 6 листопада 2014 року перерахувало на зарплатну карту 30 000 руб. підзвітних грошей на покупку канцтоварів КЛЮЧКІНИХ О.Р. 7 листопада Ключкин придбав необхідні ТМЦ на суму 27 350 руб., Заплативши за них банківською картою. Того ж числа Ключкин надав до бухгалтерії ТОВ «Ключик» авансовий звіт з чеком ККМ, квитанцією від ПКО і сліпом терміналу, а також накладну і рахунок-фактуру на ім'я організації (тому що КЛЮЧКІНИХ була видана довіреність від імені компанії). Також 7 листопада Ключкин повернув залишилася невитрачену суму готівкою в касу компанії.

У бухгалтерському обліку будуть складені такі проводки:

Д71 К51 - 30 000 руб. - видана сума під звіт,

Д10 К60 - 27 350 руб. - придбані канцтовари,

Д60 К71 - 27 350 руб. - погашена заборгованість перед продавцем канцтоварів,

Д50 К71 - 2 650 руб. - невикористана підзвітна сума повернута в касу.

Директор взяв гроші в підзвіт шляхом перерахування з розрахункового рахунку організації на свою особисту "зарплатну" карту. Частина грошових коштів взяв на виплату зарплати собі.
Чи можливе використання особистої "зарплатної" карти для перерахування грошових коштів під звіт? Який порядок оформлення бухгалтерських документів при використанні підзвітною особою перерахованих йому коштів не у відповідності з їх цільовим призначенням?

Розглянувши питання, ми прийшли до наступного висновку:
Організація має право перераховувати кошти під звіт на "зарплатні" (особисті) карти своїх співробітників при наявності письмових заяв від них із зазначенням реквізитів банківської картки, суми і терміну, на який видаються гроші, підписи керівника і дати. Такий спосіб надання грошових коштів під звіт повинен бути передбачений в локальному нормативному акті організації і в її облікову політику.
При відсутності документального підтвердження цільового використання перерахованих "підзвітних" коштів та їх неповернення організація має право утримати відповідну суму із заробітної плати, видавши відповідний розпорядчий документ.

Обгрунтування виведення:
Відповідно до п. 6.3 Вказівки Банку Росії від 11.03.2014 N 3210-У "Про порядок ведення касових операцій юридичними особами та спрощеному порядку ведення касових операцій індивідуальними підприємцями та суб'єктами малого підприємництва" (далі - Вказівка \u200b\u200bN 3210-У) для видачі готівки грошей працівникові під звіт (підзвітна особа - в розумінні Вказівки N 3210-у) на витрати, пов'язані із здійсненням діяльності юридичної особи, видатковий касовий ордер оформляється згідно з письмовою заявою підзвітної особи, складеною в довільній формі і містить запис про суму готівки та про термін , на який видається готівка гроші, підпис керівника і дату.
Підзвітна особа зобов'язана в термін, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу, пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру (при їх відсутності - керівнику) авансовий звіт з доданими підтверджуючими документами. Перевірка авансового звіту головним бухгалтером або бухгалтером (при їх відсутності - керівником), його твердження керівником і остаточний розрахунок за авансовим звітом здійснюються в термін, встановлений керівником.
При цьому будь-які норми, що регламентують порядок надання безготівкових грошових коштів працівнику під звіт, відсутні; не врегульовано також і термін, протягом якого підзвітна особа повинна відзвітувати за отриманими ним, не пов'язаним з відрядженнями, коштами.
Згідно п. 2.3 Положення Банку Росії від 24.12.2004 N 266-П "Про емісії платіжних карт і про операції, що здійснюються з їх використанням" клієнт - фізична особа здійснює з використанням банківської карти наступні операції:
- отримання готівкових коштів у валюті РФ або іноземній валюті на території РФ;
- отримання готівкових коштів в іноземній валюті за межами території РФ;
- оплату товарів (робіт, послуг, результатів інтелектуальної діяльності) у валюті РФ на території РФ, а також в іноземній валюті - за межами території РФ;
- інші операції у валюті РФ, щодо яких законодавством РФ не встановлено заборону (обмеження) на їх вчинення;
- інші операції в іноземній валюті з дотриманням вимог валютного законодавства РФ.
З наведеної норми випливає, що перелік операцій, які фізичні особи можуть здійснювати з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карт, є відкритим і обмежується тільки тими операціями, щодо яких діють заборони (обмеження) на їх вчинення, встановлені законодавством РФ. На цю обставину вказує і ЦБР, відзначаючи, що питання, що стосується можливості видачі грошових коштів під звіт працівникам у вигляді зарахування на їх банківські рахунки, призначені для здійснення операцій з використанням банківських карт, знаходиться в площині застосування трудового законодавства (ЦБР від 23.07.2009 N 29 -1-1-7 / 4625, від 24.12.2008 N).
В даний час будь-яких заборон на оплату або компенсацію загальногосподарських та інших документально підтверджених витрат у вигляді перерахування організацією грошових коштів на банківські карти співробітників ТК РФ не містить. Тому організації мають право перераховувати кошти на банківські карти своїх співробітників, в тому числі на їх "зарплатні" картки, з метою здійснення цими співробітниками з використанням таких карток витрат, пов'язаних з завданнями і потребами організацій. Всі положення, що визначають порядок розрахунків з підзвітними особами, як і сам спосіб надання підзвітних сум (шляхом перерахування грошових коштів на банківські ( "зарплатні") картки співробітників), встановлюються організацією самостійно в локальному нормативному акті і в обліковій політиці (ПБО 1/2008 " Облікова політика організацій ", Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ" Про бухгалтерський облік ", Мінфіну Росії і Федерального казначейства від 10.09.2013 NN 02-03-10 / 37209, 42-7.4-05 / 5.2-554, Мінфіну Росії від 31.03.2016 N 02-03-09 / 18115, від 28.01.2014 N, від 05.10.2012 N). У платіжному дорученні слід вказати, що перераховані кошти є підзвітними, при цьому організації необхідно отримати від співробітника письмову заяву про перерахування підзвітних сум на його особисту банківську карту із зазначенням реквізитів (Мінфіну Росії від 25.08.2014 N 03-11-11 / 42288).
Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон N 402-ФЗ) передбачено: кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом. Не допускається прийняття до бухгалтерського обліку документів, якими оформляються не мали місця факти господарського життя, в тому числі що лежать в основі уявних і удаваних угод. Обов'язкові реквізити первинного облікового документа перераховані в Закону N 402-ФЗ, сам документ повинен бути складений при здійсненні факту господарського життя, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після його закінчення (Закону N 402-ФЗ). В якості такого первинного документа може бути використана як уніфікована форма, так і форма, самостійно розроблена на основі уніфікованої.
Згідно Вказівок щодо застосування і заповнення уніфікованої форми "Авансовий звіт" (форма N АТ-1), затвердженим Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55 (далі - Вказівки), дана форма застосовується для обліку грошових коштів, виданих підзвітним особам на адміністративно-господарські витрати.
Складається в одному примірнику підзвітною особою і працівником бухгалтерії.
На зворотному боці форми підзвітна особа записує перелік документів, що підтверджують зроблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки ККМ, товарні чеки та інші виправдувальні документи), і суми витрат по ним (графи 1-6). Документи, додані до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису в звіті.
У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати, правильність їх оформлення і підрахунку сум, а також на зворотному боці форми вказуються суми витрат, прийняті до обліку (графи 7-8), і рахунки (субрахунка), які дебетуються на ці суми (графа 9). Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженим на це особою і приймається до врахування. На підставі даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією виробляється списання підзвітних грошових сум у встановленому порядку.
Як роз'яснено в раніше згаданому Мінфіну Росії від 25.08.2014 N 03-11-11 / 42288, у разі безготівкового перерахування коштів під звіт працівникові до авансового звіту необхідно додати документи, що підтверджують оплату банківською карткою.
На практиці зустрічаються ситуації, схожі з розглянутою - коли на підставі заяви співробітника (в тому числі який є керівником) проводиться залік заробітної плати в рахунок погашення заборгованості за раніше отриманими під звіт грошових коштів (Арбітражного суду Північно-Західного округу від 26.07.2016 N Ф07- 2887/16 у справі N А56-17622 / 2012 Шостого арбітражного апеляційного суду від 21.03.2011 N, апеляційної інстанції арбітражного суду Томської області від 17.01.2007 N А67-6240 / 06). Оформлялися такі дії наказом, угодою про припинення зобов'язань.
На наш погляд, при утриманні співробітником авансу по заробітній платі з виданих на його банківську картку підзвітних сум не дотримано встановлений законодавством спосіб виплати працівникам заробітної плати. Адже виплата заробітної плати є безумовною обов'язком роботодавця, і ТК РФ не передбачає можливості заліку виданих працівникові грошових коштів в рахунок заборгованості перед ним роботодавця із заробітної плати (Московського міського суду від 28.02.2014 N 33-4562 / 14) (дивіться також рекомендований до ознайомлення матеріал). В Апеляційному визначенні СК у цивільних справах Суду Ханти-Мансійського автономного округу від 09.04.2013, наприклад, сказано, що довід відповідача (організації) про те, що працівник не уявляв авансові звіти за отриманими ним на господарські витрати сум, що не тягне за собою відмову в задоволенні позову про стягнення заробітної плати, оскільки на вимогу працівника про стягнення заробітної плати не допускається залік виданих працівникові підзвітних сум.
Крім того, типова схема проводок не передбачає операції у напрямку підзвітних коштів на виплату заробітної плати співробітнику або проведення заліку розрахунків за відповідними рахунками. Тому ми вважаємо, що в такому разі за відсутності виправдувальних документів невикористаний аванс повинен бути повернутий підзвітною особою.
У разі порушення працівниками встановленого порядку використання коштів, отриманих під звіт (неповернення сум і неподання виправдувальних документів про витрачені суми), організація має право провести утримання таких сум. На підставі абзацу третього частини другої ТК РФ роботодавець може не пізніше одного місяця з дня закінчення встановленого строку прийняти рішення про утримання із заробітної плати працівника відповідної підзвітної суми за умови, що працівник не оспорює підстав і розмірів утримання. При утриманні з заробітної плати своєчасно не повернутих підзвітних сум необхідно дотримуватися обмеження розміру утримань, передбачені ТК РФ (Роструда від 09.08.2007 N 3044-6-0).
Іншими словами, організація має право утримати не підтверджену виправдувальними документами суму із заробітної плати при її неповернення, видавши відповідний розпорядчий документ (наприклад наказ), визначивши в ньому термін і суму можливого утримання (з урахуванням обмеження).
У бухгалтерському обліку при утриманні із заробітної плати не повернутих сум, виданих під звіт, робляться записи:
Дебет 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей" Кредит 71 "Розрахунки з підзвітними особами"
- врахована сума коштів, видана працівникові під звіт та не повернута в термін;
Дебет 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" Кредит 94
- утримані підзвітні кошти із заробітної плати працівника.
При неможливості утримання неповернених підзвітних сум із заробітку працівника з яких-небудь причин організація може вимагати повернення такого роду грошових коштів в судовому порядку (ТК РФ).

Пропонуємо Вам ознайомитися з наступними матеріалами:
-. Облік перерахування підзвітних сум на банківські карти співробітників;
-. ПДФО з неповернених підзвітних сум;
-. Облік при перерахуванні заробітної плати на банківські карти співробітників.

Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль якості відповіді:
Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Олена

Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги Правовий консалтинг.

СУТЬ Обговорення Безготівкова видача грошей під звіт шляхом перерахування їх на рахунок особистої банківської карти працівника (карти, випущеної на його ім'я), безумовно, має ряд переваг в порівнянні з традиційним способом видачі - через касу. І витрат менше (адже комісія за перерахування грошей, як правило, нижче, ніж за зняття готівки), і трудовитрат трохи (так як немає необхідності оформляти касові документи). Крім того, безготівковий спосіб дозволяє видати гроші навіть співробітнику, що знаходиться в іншому місті. Але чи законний "пластиковий підзвіт"? Якими можуть бути його податкові ризики? Саме ці питання хвилюють бухгалтерів, які хочуть скористатися всіма перевагами безготівковій видачі грошей під звіт.

АНАЛІЗ СИТУАЦІЇ

Деякі банки не пропускають платіжки на перерахування грошей з розрахункового рахунку організації на рахунок банківської карти працівника через те, що в призначенні платежу фігурують слова про підзвітних сумах на господарські, командировочні чи представницькі витрати. Роблячи таким чином, банки, як правило, посилаються на роз'яснення ЦБ РФ про те, що нормативними актами Банку Росії видача грошей під звіт шляхом безготівкового перерахування на рахунки співробітників не передбачена, тобто підзвітні кошти працівникам потрібно видавати тільки готівкою.

До речі, є банки, які практикують часткову заборону: гроші на оплату витрат, пов'язаних з відрядженнями, на банківську карту співробітника переводити дозволяють, а от підзвітні суми, призначені для інших цілей, не переводять. Виняток щодо грошей на відрядження банки роблять на підставі іншого Листи ЦБ РФ, в якому якраз розглядалося питання про можливість їх перерахування на рахунки працівників. За логікою цього Листи виходить, що якщо організація колективним договором або своїм локальним нормативним актом (наприклад, наказом, положенням про відрядження) передбачила можливість переказу грошей на відрядження на банківські карти співробітників, то у банку немає підстав не пропускати таку платіжку.

ДІЇ

Якщо ж ваш банк без питань списує підзвітні суми з вашого розрахункового рахунку на рахунок банківської карти працівника, вам потрібно зробити запис за дебетом рахунка 71 "Розрахунки з підзвітними особами" і кредиту рахунку 51 "Розрахункові рахунки". Надалі співробітник повинен буде скласти звичайний авансовий звіт за формою N АТ-1 і прикласти до нього всі підтверджуючі документи. При цьому не важливо, як розплачувався співробітник: картою або готівкою. Суму перевитрати за авансовим звітом ви також можете перерахувати на рахунок працівника. А сума надлишку може бути:

• повернута співробітником в касу підприємства (залишок підзвітних коштів при цьому потрібно буде відобразити за дебетом рахунка 50 "Каса" в кореспонденції з кредитом рахунка 71 "Розрахунки з підзвітними особами");
• переведена працівником на розрахунковий рахунок фірми (проводка в даному випадку буде такою: дебет рахунку 51 "Розрахункові рахунки" - кредит рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами");
• утримана за рішенням керівника організації з зарплати співробітника при наявності його письмової згоди (при цьому повернення залишку потрібно буде відобразити наступним проведенням: дебет рахунку 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці" - кредит рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами").

Зауважимо: незважаючи на те що безготівкова видача підзвітних коштів не передбачена жодним нормативним актом ЦБ РФ, санкцій за порушення роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій вам побоюватися не варто. Адже організація може бути притягнута до відповідальності на цій підставі, тільки якщо:

• розраховується готівкою понад встановлений розмір;
• годі й говорити виручку в повному обсязі;
• не дотримується порядок зберігання вільних грошей у касі;
• накопичує в касі готівку понад встановлений ліміт.

Адміністративний же штраф за безготівкову видачу підзвітних коштів в КоАП РФ не передбачений.

Якщо ваш банк проводить такі платежі - головне подбати про те, щоб підзвітні суми, перераховані на рахунок банківської карти працівника, не були розглянуті податківцями як заробітня плата з усіма відповідними наслідками у вигляді нарахування ПДФО, ЄСП і внесків в ПФР. Для цього потрібно:

• передбачити в локальному нормативному акті можливість видачі грошей під звіт в безготівковому порядку шляхом перерахування з розрахункового рахунку на рахунок банківської карти співробітника;
• вказувати в платіжному дорученні, що перераховуються суми є підзвітними коштами;
• мати правильно оформлений авансовий звіт працівника з додатком підтверджуючих документів.

При дотриманні цих трьох умов ви зможете довести, що насправді видали співробітникові саме гроші під звіт, а зовсім не зарплату.