Залишок невикористаної відпустки в 1с зуп. Як відкоригувати залишки відпусток та як змінити кількість днів відпустки на рік із певної дати. Що входить до стажу для відпустки

Інформація щодо відпусток співробітників – важлива частина кадрового обліку. У програмі 1С 8.3 ЗУП ви можете сформувати детальний звіт щодо відпусток по кожному співробітнику. Як враховувати залишки відпусток у 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте у цій статті.

Кожен працівник має право на щорічну оплачувану 28-денну відпустку. Це право закріплено у трудовому законодавстві. Крім того, керівництво може надавати додаткові відпустки. Наприклад, співробітникам з ненормованим робочим днем ​​або шкідливими умовамипраці. Якщо працівники працюють в умовах крайньої півночі, то їм гарантовано додаткову відпустку 24 дні. У програмі 1С 8.3 ЗУП 3.1 можна враховувати різні види відпусток та формувати детальний звіт щодо відпусток по кожному співробітнику. Де можна переглянути залишки відпусток у 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте у цій статті.

Крок 1. Введіть у 1С 8.3 ЗУП початкові залишки відпусток

Якщо ви перейшли на 1С 8.3 ЗУП 3.1 з іншої зарплатної програми, то вам треба внести до 1С залишки відпусток. Це не потрібно робити тільки по нових співробітниках, яких ви прийняли на роботу вже в 1С 8.3 ЗУП. Введення залишків робіть у картці співробітника. Для цього зайдіть у розділ «Кадри» (1) та клацніть на посилання «Співробітники» (2). Відкриється вікно зі списком працівників.

У вікні вкажіть вашу організацію (3), і клацніть двічі на співробітника (4), по якому потрібно ввести залишок. Відкриється картка працівника.

У картці натисніть кнопку «Оформити документ» (5), оберіть «Відсутності» (6) та клацніть на посилання «Введення залишків…» (7). Відкриється форма для введення.

У вікні введення вкажіть дату залишків (8). Це має бути остання дата періоду, за яким вводиться залишок. Далі натисніть кнопку «Додати» (9) та введіть види відпусток (10), за якими потрібно ввести дані. Також за кожним видом введіть початкову (11) та кінцеву дату (12) періоду. У полі «Залишок» (13) введіть кількість днів невикористаної відпустки. Щоб ввести дані, натисніть кнопку «Провести та закрити» (14). Тепер щодо цього співробітника у програмі 1С 8.3 ЗУП 3.1 є дані щодо залишків.

Крок 2. Зважте на вхідний залишок при оформленні відпустки в 1С 8.3 ЗУП 3.1

Під час створення документа «Відпустка» ви можете переглянути залишки невикористаної відпустки за всі періоди роботи співробітника та врахувати їх. Зайдіть в розділ «Кадри» (1) та клацніть на посилання «Відпустки» (2).

У вікні, натисніть кнопку «Створити» (3) і клацніть на посилання «Відпустка» (4). Відкриється форма його оформлення.

У цьому звіті видно початкові залишки за видами відпусток (7), які було введено вручну. Також тут зазначені залишки, накопичені за період, коли зарплата вже враховувалася у 1С (8). У графі «Залишок…» (9) зазначено, скільки днів може взяти працівник на поточний момент. Орієнтуючись на ці цифри, можна перейти до подальшого оформлення відпустки.

Крок 3. Сформуйте звіт щодо залишків відпусток у 1С 8.3 ЗУП 3.1

У 1С 8.3 ЗУП є звіт щодо залишків відпусток усіх співробітників. Для його формування зайдіть у розділ «Кадри» (1) та клацніть на посилання «Кадрові звіти» (2). Відкриється список усіх звітів.

У вікні звітів є два звіти щодо залишків:

• "Залишки відпусток" (3). Детальний звіт;
• "Залишки відпусток (коротко)" (4). Скорочений варіант звіту.

У першому звіті можна подивитися по кожному співробітнику (5) кількість днів невикористаної відпустки (6) у розрізі видів (7) та періодів (8).

У другому звіті ви побачите скорочений варіант першого звіту без вказівки періодів. Короткий звіт більш читабельний.

Дуже часто перед працівниками бухгалтерії та кадрової служби постає питання, як розрахувати невикористані дні відпустки, які покладено співробітникам. Також і самі співробітники часом хочуть знати, скільки їм належить днів відпустки на якусь дату. Як правильно розрахувати ці дні, не обдуривши при цьому ні працівника, ні роботодавця? Нижче ви знайдете відповідь це питання, ми розглянемо на прикладах різні ситуації, що у процесі трудової діяльності.

Стаж роботи, що дає право на щорічну оплачувану відпустку

Для того, щоб відправити працівника у відпустку і потрібно знати кількість днів належної йому відпустки. А для цього спочатку необхідно розрахувати відпускний стаж працівника, тобто період роботи, що дає право на щорічну оплачувану відпустку. Стаття 121 ТК РФ докладно розкриває, які періоди слід враховувати при розрахунку стажу, які треба виключити.

До стажу роботи, що дає право на відпустку, включаються:

• час фактичної роботи;
• час, коли працівник мало працював, але його зберігалося його місце роботи;
• час вимушеного прогулу не з вини працівника;
• час усунення від роботи у зв'язку з не проходженням медогляду не з вини працівника;
• відпустка без утримання, що надається працівникові на його прохання, в межах 14 днів.

До стажу роботи, що дає право на відпустку, не включаються:

• час відсутності на робочому місці без поважної причини;
• відпустка по догляду за дитиною;
• відпустка без утримання, яка надається працівникові на його прохання, понад 14 днів.

Як правило, щорічна оплачувана відпустка надається в кількість 28 днів за робочий рік - це основна оплачувана відпустка. У деяких випадках до основної відпустки додається ще додаткова оплачувана відпустка. Він надається для деяких категорій працівників, зазначених у ТК РФ, докладно про додаткову оплачувану відпустку можна прочитати у статті: "".

Працівник має право взяти відпустку після того, як відпрацює 6 місяців. Якщо співробітник відпрацював повні 11 місяців, він має право на 28 днів основної відпустки.

При підрахунку відпускного стажу з відпрацьованого періоду віднімаються періоди, що не враховуються, отриманий період виражається в повних місяцях. Неповний місяць округляється до одного місяця, якщо відпрацьовано більше половини днів цього місяця. Якщо відпрацьовано менше половини, цей неповний місяць не враховується. Наприклад, якщо стаж роботи, 10 місяців 10 днів, то 10 днів не враховуватимуться. А якщо відпрацьовано 10 місяців 20 днів, то всього стаж роботи буде 11 місяців.

Формула для розрахунку невикористаних днів відпустки

Після того, як визначено стаж роботи, що дає право на відпустку, можна розрахувати кількість днів відпустки, покладених відповідно до цього стажу. Для цього потрібно скористатися такою формулою:

Приклади розрахунку невикористаної відпустки

#1. Якщо працівник був у відпустці без утримання

Відповідно до ТК РФ до стажу роботи включаються лише 14 днів відпустки без утримання. Іванов відпочивав 20 днів без утримання, отже, 6 днів потрібно буде виключити з його стажу. Час основної відпустки зі стажу виключати не потрібно.

1. Розрахунок відпускного стажу

З 10.08.2011 до 09.08.2012 було відпрацьовано 12 повних місяців.

З 10.08.2012 до 22.04.2013 було відпрацьовано 8 місяців 12 днів.

Виключаємо 6 днів відпустки без утримання.

Разом стаж = 12 міс. + 8 міс. 12 днів – 6 днів = 20 міс. 6 днів.

6 днів не враховуємо, оскільки відпрацьовано менше половини місяця. Отже, підсумковий відпускний стаж – 20 місяців.

2. Формула розрахунку днів невикористаної відпустки

Дні невикористаної відпустки = 28/12*20 – 28 = 18,67 днів.

#2. Якщо співробітник був у відпустці для догляду за дитиною

1. Розрахунок відпускного стажу

Стаж обчислюватиме з 01.03.2010 по 21.04.2013.

Відпустку для догляду за дитиною слід виключити зі стажу, що дає право на відпустку.

Всього в періоді з 01.03.2010 по 21.04.2013 – 37 місяців та 21 днів.

Виключаємо період з 10.10.2010 по 20.06.2012, тобто 19 місяців та 10 днів.

Разом відпускний стаж = 18 місяців та 11 днів. 11 днів не враховуємо, отримуємо стаж 18 повних місяців.

2. Невикористані дні відпустки. Формула розрахунку

28/12*18 = 42 дні відпустки належить Петровій.

#3. Якщо працівник звільняється, не відпрацювавши 11 місяців

Відпускний стаж: з 01.08.2012 по 31.03.2013 – це повних 8 місяців, плюс 7 днів у липні та 22 дні у квітні, разом 8 місяців 29 днів, округляємо до 9 повних місяців. Дні лікарняного виключати зі стажу не потрібно.

Дні відпустки = 28/12*9 = 21 день.

#4. Розрахунок невикористаних днів відпустки під час звільнення

В даному випадку після закінчення відпустки необхідно зробити розрахунок з працівником, у тому числі виплатити компенсацію за невикористану відпустку. Тут слід забути, що період, коли співробітник перебував у останньому відпустці перед звільненням, також треба включити у відпускний стаж, оскільки час основного відпустки входить у стаж, дає декларація про оплачувану відпустку.

У статті розглянуто основні моменти, що стосуються відпускного стажу та розрахунку днів невикористаної відпустки. Якщо у вас залишилися ще якісь питання щодо цієї теми, можете поставити їх нижче.

Облік використаних і не використаних відпусток, відповідно до законів РФ і працю. угодою, ведеться у конфігурації "1С: Зарплата та управління персоналом 8". При розгляді права на відпустку у “1С: ЗУП 8” враховуються базові відпустки, які оформлюються щороку та додаткові.

У статті ми розглянемо всі питання, пов'язані з розрахунком залишків відпусток у 1С, а саме:

Встановлення тривалості відпустки

Відпустка стандартно встановлюється 28 днів. Існують класи працівників, котрим тривалість відпустки можна вказати вручну більш стандартной.

• особи молодше 18 років;
• працівники освітніх організацій;
• співробітники прокуратури та інші.

Як у 1С оформити додаткову відпустку

Це можна зробити для всього штату та кожному працівнику індивідуально. Також фіксуються права на додаткові відпустки, що передбачаються законодавством та локальними актамиорганізації.

У налаштуваннях додаткові відпустки відзначається його тривалість та які працівники можуть ним скористатися. Основним чинником є ​​тривалість роботи для підприємства.

Усі параметри вказуються у вкладці “Відпустка”. Якщо організація не нова, у про-мме відзначається інформація про залишок відпустки. Вираховується тривалість вже використаної відпустки. Дані про відпустки можна ввести в розрізі робочих років. Залишок відпустки розраховується з урахуванням використаного відпускного часу.

Як подивитися залишок відпустки співробітника в 1С ЗУП

За кожним працівником можна перевірити залишок відпустки. Для цього потрібно створити звіт щодо його відпусток у документі “Відпустка”.
Під час планування відпусток у про-мме можна побудувати графік однойменному документі “Графік” і готувати фактичні відпустки та його перенесення.
Також у “1С: ЗУП 8” можна аналізувати виконання графіка відпусток.

Розрахунок та виплата відпускних

Розрахунок відпускних у документі “Відпустка” також можна проводити нарахування заробітної платиза дні та місяці перед відпусткою. Також матеріальна допомога до відпустки.

Виплату відпускних та зарплати можна проводити в міжрозрахунковий період (можна зробити з док-ту “Відпустка”) або з авансом.

Якщо у вас залишилися питання щодо розрахунку залишків відпусток у 1С ЗУП, задавайте їх у коментарях. Наші фахівці із задоволенням на них дадуть відповідь.

Програма "1С:Зарплата та Управління Персоналом 8" продовжує розширювати свої можливості. Починаючи з виходу версії 2.5.8, у програмі можна вести управлінський та регламентований облік невикористаних днів відпусток працівників, а також автоматично обчислювати залишок відпустки при звільненні працівника. Про те, як саме ведеться у програмі облік залишків відпусток, розповідає у статті А.В. Ярвельян (ЗАТ "Сі Дата").

Нормативне регулювання

Відповідно до Трудовим КодексомРФ (глава 19) кожен працівник має право на щорічну оплачувану відпустку тривалістю не менше 28 днів, максимальна тривалість відпустки не обмежена.

Також працівнику може бути надано додаткову відпустку, передбачену ТК РФ (у зв'язку з умовами праці) чи колективним договором.

Тривалість відпустки обчислюється у календарних днях. До стажу роботи, що дає право на відпустку, включається час фактичної роботи та оплачуваної відпустки, а також час, коли працівника було усунуто від роботи не з своєї вини. На відпустку працівник має право після закінчення шести місяців з дня прийому на роботу, однак, за погодженням сторін, відпустка може бути надана і раніше.

Частина щорічної відпустки, що перевищує 28 календарних днів, може бути замінена грошовою компенсацією. При звільненні працівнику виплачується грошова компенсація за всі невикористані відпустки.

Очевидно, що кількість днів відпустки, на яку працівник має право, необхідно знати як під час планування відпусток, так і при розрахунку компенсацій за невикористану відпустку.

Починаючи з версії 2.5.8 конфігурації "Зарплата та Управління Персоналом" у програмі реалізовано облік кількості використаних працівниками днів відпусток з подальшим розрахунком залишку невикористаних днів у розрізі робочих років.

Розглянемо докладніше, які саме механізми закладено у програмі.

Регламентований облік

Види щорічних відпусток, що використовуються, оголошуються в однойменному довіднику. Кількість видів щорічних відпусток не обмежена та залишається на розсуд користувача. Однак, слід зазначити, що заповнювати довідник варто лише тими видами відпусток, які реально використовуються в організаціях підприємства.

Для кожного виду відпустки можна налаштувати спосіб розрахунку невикористаних днів відпустки, що залишилися (за робочими або календарними днями) і вказати кількість днів відпустки, на які працівник має право протягом року (див. рис. 1).

Мал. 1

На додаткові відпустки може мати право в повному обсязі працівники підприємства, більше, на підприємстві може існувати кілька видів відпусток і право працівників їх використання може залежати від різних критеріїв. У конфігурації реалізована можливість визначити список "доступних" відпусток для кожної посади організацій та вказати для кожного виду відпустки його тривалість стосовно цієї посади. Заповнити цей список можна на закладці "Щорічні відпустки" форми довідника "Посади організацій". До списку необхідно додавати лише ті види відпусток, тривалість яких для працівників даної посади відрізняється від зазначеної у довіднику "Види щорічних відпусток". Зокрема, якщо додаткова відпустка надається обмеженій кількості категорій працівників, у довіднику "Види щорічних відпусток" зручно залишити величину тривалості відпустки не заповненою, а для конкретних посад вказати реальну тривалість. Якщо ж додаткова відпустка використовується більшістю працівників, то у довіднику "Види щорічних відпусток" доцільно вказати її тривалість, а для посад, яким така відпустка не призначена, у довіднику "Посади" залишити тривалість цієї відпустки порожньою.

При реєстрації відпусток використовуються види розрахунку із плану видів розрахунку "Основні нарахування організації". Кожному виду розрахунку тут можна зіставити вид щорічної відпустки, заповнивши групу реквізитів "Щорічні відпустки" на закладці "Використання" (рис. 2). Передбачається, що визначеному виду розрахунку "Оплата відпустки за календарними днями" буде зіставлено вид щорічної відпустки, що відповідає основній щорічній відпустці. Програма дозволить зіставити основну щорічну відпустку іншому виду розрахунку, наприклад оплаті відпустки за шестиденкою, але при цьому слід розуміти, що це порушує умови коректності роботи алгоритмів.

Мал. 2

Для видів розрахунку, що описують додаткові відпустки, на закладці "Час" форми виду розрахунку повинен бути встановлений вид часу "Невідпрацьовані повні зміни, а також відрядження", а як вид часу за класифікатором повинен бути зазначений певний елемент "Класифікатора використання робочого часу" " Додаткова відпустка". Такі установки необхідні для оформлення кадрових наказів на додаткову відпустку, а також для коректного розрахунку та обліку часу відпустки.

Крім наведених вище налаштувань, а також виду щорічної відпустки, всі інші реквізити виду розрахунку, що описує додаткову відпустку, найчастіше збігаються з реквізитами виду розрахунку, що відповідає основному щорічній відпустці.

Види розрахунку, призначені до розрахунку компенсації невикористаних днів відпустки, ставляться до плану видів розрахунку " Додаткові нарахування організації " . У системі введено шість зумовлених видів розрахунку, що відповідають компенсаціям відпусток при звільненні та без звільнення, утриманням за невідпрацьовані дні відпустки, що розраховуються за календарними днями або з розрахунку шестиденної робочого тижня. Розширити перелік видів розрахунку для компенсації відпустки користувач не може.

Для всіх видів розрахунку, що описують компенсації невикористаних відпусток (утримання за відпустку, використану авансом), необхідно у розділі "Компенсації щорічних відпусток" на закладці "Використання" зазначити, що це компенсація відпустки та вказати вид щорічної відпустки, залишок якої буде компенсований (див. 3). Наразі передбачено компенсацію лише основної щорічної відпустки.

Мал. 3

Порядок розрахунку залишків основної щорічної відпустки система автоматично налаштує при оновленні інформаційної бази до релізу 2.5.8 і вище. Однак умовою успішного оновлення є те, щоб в інформаційній базі було заповнено регламентований виробничий календарза всі роки, за якими у програмі є відпустки. Для додаткових відпусток, після того, як усі підготовчі налаштування виконані, необхідно перепровести всі документи "Відпустки організацій", "Нарахування відпустки працівникам організацій" та "Розрахунок при звільненні працівника організацій". При цьому відбудеться наповнення регістру накопичення "Фактичні відпустки організацій", що впливає на розрахунок залишків відпусток.

Актуальні на даний момент залишки відпусток можна побачити за допомогою звіту "Регламентовані відпустки співробітника", який формується з картки співробітника за допомогою однойменної команди меню "Друк".

Залишки відпусток змінюються під час проведення документів "Відпустки організацій", "Нарахування відпустки працівникам організацій" та "Розрахунок при звільненні працівника організацій". У всіх цих документах під час заповнення реалізовано автоматичне заповнення робочого року, за який надається відпустка. Слід зазначити, що оскільки документи "Відпустки організацій" та "Нарахування відпустки працівникам організацій" реєструють, фактично, одну й ту саму подію - надання відпустки працівникові, то при проведенні документа "Нарахування відпустки працівникам організацій" система аналізує існуючі кадрові документи щодо відпусток даного працівникаі, якщо знаходить документ з періодом відпустки, що перетинається, то розрахунковий документ руху по регістру не робить.

Слід нагадати, що основним завданням описуваного механізму є автоматичний розрахунок залишку відпустки працівника при звільненні. У документі "Розрахунок під час звільнення працівника організації" при виборі працівника та наказу про звільнення автоматично розраховується кількість невикористаних днів відпустки на дату звільнення (або кількість невідпрацьованих днів відпустки). Звіт, що дозволяє перевірити правильність розрахунку (див. рис. 4), можна отримати за допомогою кнопки відкриття поряд із числом днів відпустки.

Мал. 4

Як уже говорилося, система дозволяє автоматично розрахувати кількість невикористаних днів лише одного виду відпустки. Однак, у разі наявності додаткових відпусток, маючи у своєму розпорядженні докладний протокол розрахунку, не важко відкоригувати автоматично розраховану кількість невикористаних днів відпустки.

приклад

19 березня 2007 року на роботу прийнято Насиров Семен Семенович. Він має право на основну щорічну відпустку тривалістю 28 днів та додаткову відпустку тривалістю 14 днів. 20 травня 2008 року він звільняється. За час роботи він був у відпустці одного разу, з 24 березня до 17 квітня 2007 року.

У разі звільнення працівника з документа "Розрахунок при звільненні" отримано протокол розрахунку кількості невикористаних днів відпустки (див. рис. 4). З протоколу видно, що працівник використав частину основної та частину додаткової відпустки, а також у звіті вказано залишки відпусток на момент звільнення. Також у протоколі відображено факт введення залишків (18 квітня 2008 р.)

Компенсація невикористаної відпустки без звільнення реєструється документом "Нарахування відпустки працівникам організації". У цьому документі не реалізовано автоматичний розрахунок кількості невикористаних днів відпустки, оскільки передбачається, що документ використовуватиметься для розрахунку відпускних набагато частіше, ніж для розрахунку компенсації відпустки, і розрахунок залишку відпустки при кожному введенні нового документа не є доцільним. Більше того, у разі компенсації відпустки без звільнення, роботодавець зовсім не обов'язково одноразово компенсуватиме працівникові весь залишок невикористаної відпустки. При проведенні такого документа система фіксує факт компенсації та враховує його при подальшому розрахунку залишку відпустки.

УПРАВЛІНСЬКИЙ облік

В управлінському обліку основним завданням механізму розрахунку залишків відпусток є визначення належного розміру відпустки для планування відпусток.

Розмір щорічної управлінської відпустки, однаковий всім співробітників підприємства, зберігається у регістрі відомостей " Облікова політикапо персоналу" і вказується в робочих днях. Якщо у регістрі немає жодного запису, розмір відпустки приймається рівним 20 робочим дням. Якщо запис у регістрі є, але кількість днів відпустки не вказано, розмір відпустки приймається рівним 0.

Окрім основної щорічної управлінської відпустки, працівники можуть мати право на відгули, тобто додаткові дні до відпустки. Право на такі відгули найчастіше залежить немає від службового становища (т. е. посади) працівника, а виникає внаслідок конкретних заслуг: переробок, понаднормових, дострокового виконання роботи та ін.

Тому придбання права на відгули всім категорій працівників реєструється у системі спеціальним документом " Право на додаткові дні відпустки " (див. рис. 5).

Мал. 5

Залишки управлінських відпусток працівників відображаються у звіті "Управлінські відпустки співробітника", що викликається з картки працівника. Зазначимо, що в управлінському обліку робочим роком вважається календарний рік з 1 січня до 31 грудня або з прийому працівника на роботу до кінця року.

Планування відпусток здійснюється за допомогою інструмента затвердження відпусток "Графік відпусток".

Подвійне клацання миші на прізвище працівника дозволяє відкрити картку відпусток працівника, в якій відзначаються всі затверджені та фактично використані відпустки, а також залишок відпустки на поточний момент. За допомогою кнопки "Докладніше по відпустках" можна сформувати звіт про всі події, що впливають на тривалість відпустки працівника: прийом на роботу, отримання права на відгули, наказ про відпустку (див. рис. 6).

Мал. 6

З картки відпусток працівника можна запланувати відпустку, тобто створити документ "Планування відпустки". При виборі дат початку та закінчення відпустки у графі "Примітка" автоматично сформується рядок коментаря, що містить відомості про те, відпустка за які періоди та якою тривалістю буде витрачено (див. рис. 7).

Мал. 7

Алгоритм розрахунку наступний: система розраховує залишок невикористаних днів відпустки на останній день запланованої відпустки, віднімає з них залишок за минулі роки, та отримує кількість днів, що припадають на майбутній період. Докладніше цей алгоритм проілюстровано у звіті з відпусток.

Для того, щоб зареєструвати в системі той факт, що працівник дійсно пішов у відпустку, необхідно сформувати документ "Відсутність на робочому місці" із зазначенням причини неявки "Щорічна відпустка" на період відпустки.

Після проведення документа в картці відпусток працівника відобразиться подія, що відбулася. Також воно відобразиться і у звіті про відпустки (див. рис. 8).

Мал. 8

Механізм розрахунку та зберігання залишків відпусток

Потрібно ще трохи розповісти про сам механізм розрахунку та зберігання залишків відпусток. У системі реалізовано довідники "Залишки відпусток організацій минулих років" (для регламентованого обліку) та "Залишки відпусток минулих років" (для управлінського обліку) - див. рис. 9. Вони призначені для того, щоб зберігати залишки невикористаних днів щорічних відпусток за минулі роки без урахування фактичних відпусток поточного робочого року. На початку роботи системи ці довідники порожні. У цьому випадку під час проведення документів система розраховуватиме залишки відпусток працівників, починаючи з дат їх прийому на роботу.

Залишити залишки відпусток можна за допомогою однойменної кнопки на панелі інструментів основної форми відповідного довідника. При цьому програма автоматично перерахує залишки відпусток за робочі роки, за якими не зафіксовані залишки. Факт фіксації залишків відображається у відповідному звіті щодо відпусток.

Заповнити залишки відпусток необхідно також на початку експлуатації програми, під час введення початкових даних. Якщо підприємство існує вже деякий час, то найчастіше накази про прийом на роботу співробітників, переміщення та звільнення переносяться повністю, а дані про накази щодо відпустки - тільки за останні рік-два. У цьому випадку для забезпечення коректного розрахунку залишку відпустки необхідно ввести дані про залишки відпусток або на дату початку ведення обліку в програмі або на поточну дату(За останній робочий рік).

Ввести залишки відпусток вручну після того, як їх зафіксували, можна у формі елемента довідників "Залишки відпусток організацій минулих років" або "Залишки відпусток минулих років". Основні форми довідників складаються з двох частин: списку працівників та розшифрування залишку відпусток за працівником (див. рис. 9). Залежно від положення курсору у лівій частині форми, у правій частині відображаються дані про залишки відпусток за вказаним працівником. За допомогою кнопки "Змінити" (або подвійного клацання мишею на будь-якому полі правої частини форми довідника або натискання Enter) може бути відкрита форма елемента, що містить інформацію по одному обраному працівнику. У формі відобразяться рядки, що відповідають усім видам відпусток за всі роки роботи працівника. У кожному з цих рядків у графі "Кількість днів" слід зазначити кількість невикористаних працівником днів відпустки за вказаний у рядку рік.

Фіксувати залишки відпусток можна і автоматично за допомогою регламентного завдання (див. рис. 10). Налаштовується автоматична фіксація відпусток за допомогою кнопки на панелі інструментів основної форми довідника.

Мал. 10

Для регламентного завдання має бути зазначено розклад, яким він буде выполняться. Гнучкий механізм налаштування розкладу дозволяє налаштувати виконання щогодини, дні тижня, місяці. Після налаштування регламентного завдання процедура фіксації залишків відпусток запускатиметься автоматично за вказаним розкладом.

Зауважимо, що виконання регламентних завдань залежить від режиму роботи системи.

У клієнт-серверному варіанті додаткових налаштувань не потрібно, завдання регламентного завдання виконуються на сервері від імені користувача, який вказаний у регламентному завданні.

У файловому варіанті роботи необхідно, щоб у формі "Налаштування параметрів обліку" на закладці "Обмін даними" був вказаний користувач, від імені якого в системі буде налаштовано виконання регламентних завдань (найчастіше, це фіктивний користувач, створений спеціально для виконання таких функцій) . Також необхідно, щоб сесія цього користувача була запущена в той час, коли повинні виконуватися завдання регламентного завдання.

Таким чином, у програмі "1С:Зарплата та Управління Персоналом 8" реалізовано ефективний механізм планування відпусток, що дозволяє менеджерам з персоналу отримувати актуальну інформацію про право працівників на відпустку та тривалість цієї відпустки. Також у програмі реалізовано алгоритм розрахунку залишку невикористаних днів відпустки (або невідпрацьованих днів відпустки) для розрахунку працівника під час звільнення.

Стаття 121 ТК РФ докладно розкриває, які періоди слід враховувати при розрахунку стажу, які треба виключити. До стажу роботи, що дає право на відпустку, включаються:

• час фактичної роботи;
• час, коли працівник мало працював, але його зберігалося його місце роботи;
• час вимушеного прогулу не з вини працівника;
• час усунення від роботи у зв'язку з не проходженням медогляду не з вини працівника;
• відпустка без утримання, що надається працівникові на його прохання, в межах 14 днів.

До стажу роботи, що дає право на відпустку, не включаються:

• час відсутності на робочому місці без поважної причини;
• відпустка по догляду за дитиною;
• відпустка без утримання, яка надається працівникові на його прохання, понад 14 днів.

Як правильно розрахувати залишок невикористаних днів відпустки

Працівнику було надано 17 календарних днів відпустки без збереження зарплати, з яких лише 14 днів зараховуються до стажу. Робочий рік співробітника продовжується на 3 календарні дні, отже поточний робочий рік починається не з 29 липня, а з 1 серпня. Рис.6 02.07.2010 р. працівник звільняється. Необхідно розрахувати кількість днів невикористаної щорічної відпустки, за які працівнику слід виплатити грошову компенсацію.
При реєстрації звільнення працівника (у документі Звільнення з організацій) автоматично розраховується кількість днів невикористаної основної щорічної відпустки. Рис.7 Кількість днів невикористаної основної відпустки становить 11.67 днів. З початку поточного робочого року (з 01.08.2009 р.) за датою звільнення (по 02.07.2010 р.) працівник відпрацював 11 повних місяців та 2 дні, що за загальному правилуокругляється до 11 місяців.

Як розрахувати кількість днів невикористаної відпустки (з прикладами)

Цифри із заокругленням, відповідно до налаштування, повністю збігаються з цифрами в таблиці на Малюнку 2. А що ж показує цифра у полі в центрі екрана? Той самий залишок, але з усіх відпусток відразу. Програма збирає «голі» залишки, складає їх і потім округляє: 127,25+15,75+50,75=193,75=194 дні.

То який залишок правильний? ОБИДВА правильні! Якщо надавати відпустки окремо по кожному виду відпустки, то доведеться сформувати три накази на дні із заокругленими залишками по кожному виду відпустки, тобто на 128, 16 та 51 день. А якщо надавати одну спільну відпустку за всі минулі періоди разом узяті, то у наказ потраплять 194 дні. Поточний період Відповідно до налаштувань у поточному періоді показуються дні відпусток та їх залишки за період з 01.12.2010 по системну дату, тобто до 01.02.2011 (всього 2 місяці).

Розрахуємо послідовно усі відпустки.

Інфо

Рис.4 Першу щорічну відпустку було надано працівникові у березні 2009 р.: з 01.03.2009 по 29.03.2009 р. При реєстрації надання щорічної відпустки (при введенні періоду відпустки у документі Відпустки організацій) автоматично визначається робочий рік, за який він надається: з 29.07.2008 р. по 28.07.2009 р. Рис.5 Потім працівнику було надано дві відпустки без збереження зарплати: з 04.05.2009 р.

по 08.05.2009 р. (5 календарних днів) та з 01.07.2009 р. по 12.07.2009 р. (12 календарних днів). Наступна щорічна відпустка була частково надана працівникові у квітні 2010 р.: з 05.04.2010 по 18.04.2010 р. При визначенні періоду, за який надається щорічна відпустка, у програмі автоматично враховується, що у попередньому робочому році у працівника не були періоди у стаж, що дає право на щорічні відпустки.
Тепер потрібно розрахувати скільки днів відпустки залишилося в Іванова за 20 місяців стажу. Дні невикористаної відпустки = 28/12*20 – 28 = 18,67 днів. #2. Якщо співробітник був у відпустці для догляду за дитиною Петрова А.І.
працює з 01.03.2010. З 10.10.2010 по 20.06.2012 вона перебуває у відпустці для догляду за дитиною. 22.04.2013 йде в оплачувану основну відпустку. Скільки днів відпустки їй належить працівникові? 1. Розрахунок відпускного стажу Стаж обчислюватиме з 01.03.2010 по 21.04.2013. Відпустку для догляду за дитиною слід виключити зі стажу, що дає право на відпустку.
Всього в періоді з 01.03.2010 по 21.04.2013 – 37 місяців та 21 днів. Виключаємо період з 10.10.2010 по 20.06.2012, тобто 19 місяців та 10 днів. Разом відпускний стаж = 18 місяців та 11 днів. 11 днів не враховуємо, отримуємо стаж 18 повних місяців.
2. Невикористані дні відпустки.

Як розрахувати залишки відпусток вручну

Вибір варіанта обліку здійснюється в налаштуваннях параметрів обліку (розділ Кадровий облік). Рис.2 Надання щорічних відпусток працівникам реєструється в підсистемі кадрового обліку невиходів за допомогою документів відпустки організацій. При запровадженні періоду відпустки у документі автоматично визначається робочий рік, протягом якого він надається.

Якщо застосовується варіант обліку, коли залишки відпусток списуються кадровими наказами, то під час проведення документа Відпустки організацій відомості про кількість днів наданих щорічних відпусток різних видівфіксуються у регістрі накопичення Фактичні відпустки організацій. Якщо обрано порядок списання залишків відпусток розрахунковими документами, то дані у регістр Фактичні відпустки організацій вносяться документами підсистеми розрахунку зарплати.

Як правильно розрахувати залишки відпусток вручну

Якщо за допомогою фільтра подивитися на ранню дату прийому працюючого співробітника (не пенсіонера і не звільненого), то така дата виявиться у співробітника з Таб.№ 000, і дата прийому дорівнює 01.07.1971. Отже, на сьогоднішній день треба встановити перегляд на 40 років. Із «запасом» встановіть 50 років. 2. Налаштування округлення залишків днів відпусток дає таку ж цифру (цілу), що й кількість невикористаних днів для компенсації при звільненні.

Тому режим округлення використовувати краще, ніж режим відкидання. 3. Кількість днів залишків у таблиці ПОЛОЖЕНО і ЗАЛИШИЛОСЯ округляються до цілих днів окремо по кожному виду відпустки, цифра РАЗОМ виходить простим підсумовуванням по рядках. Кількість залишків у полі Не використано днів відпустки округляються до цілих днів тільки після підсумовування всіх залишків по всіх видах відпусток.

Як порахувати залишки відпусток вручну

Змінимо кількість минулих років для розрахунку щорічної відпустки. На закладці минулого періоду змінився сам період і, відповідно, не показуються ті відпустки, які були або не були використані у більш ранніх роках, вони просто відкидаються. На закладці поточного періоду нічого не змінилося. А тепер змінимо ці ж налаштування у зворотний бік, адже співробітник у прикладі має дату прийому 01.12.1999, а початок розрахункового періоду пізніше, з 01.12.2000р.

Увага

Наскільки суттєво змінилися дані на закладці минулого періоду! На Малюнку 2 не було враховано лише один рік (з 01.12.1999 по 31.11.2000), а в результаті не було враховано вже використані відпустки, надані саме за цей період. Загальний залишок невикористаних днів відпустки скоротився практично вдвічі, з 202 до 107 днів. 3. Змінимо налаштування заокруглення на відкидання. Інші налаштування відновлено.

Якщо повернутися до таблиць 2, 3 і 4 і в стовпці Залишок відкинути дробову частину, то в результаті по стовпцю отримаємо те, що відображається в таблиці на закладці минулого періоду. При цьому кількість невикористаних днів відпустки в центрі вікна залишилася незмінною, 194 дні. Ще наочніше це налаштування відображається на закладці поточного періоду.
Нерідко постає питання: працівник «заробив» лише 0,5 дні відпустки і збирається звільнятися. Давати йому відгуляти ще один день (якщо округляємо дні) чи обмежитися лише компенсацією? Якщо працівнику буде надано 1 день відпустки, то «по арифметиці» він відгуляє свою законну половину дня, а другу половину дня гулятиме авансом. При звільненні цей аванс буде показаний як -0,5 дня, і при розрахунку з нього буде утримано половину відпускних. Тож «арифметика» спрацьовує справно. 4. Змінимо налаштування періоду розрахунку відпустки.
У працівника у цьому прикладі був відпусток, які переривали б розрахунковий період. Надамо працівникові таку відпустку (заднім числом) та подивимося на зміни періодів та залишків. Як бачимо у вікні розрахунку відпустки, нічого не змінилося, ні період, ні кількість невикористаних днів відпустки.

Все в рамках допустимих налаштувань – кількість днів умовної перерви не перевищує 14 днів. Збільшимо тривалість відпустки власним коштом до 20 днів. Тепер дата закінчення розрахункового періоду збільшилася на 6 днів (20 днів.

– 14 днів) до 06.12.2011. Висновки та пропозиції 1. Налаштування правильної кількості років тому суттєво впливає на правильність розрахунку планових відпусток, обліку вже використаних відпусток та розрахунку залишків.

З 01.07.2012 по 28.07.2012 знаходився в основному оплачуваній відпустці. Скільки днів невикористаної відпустки належить Іванову на 22.04.2013? Відповідно до ТК РФ до стажу роботи включаються лише 14 днів відпустки без утримання. Іванов відпочивав 20 днів без утримання, отже, 6 днів потрібно буде виключити з його стажу.

Час основної відпустки зі стажу виключати не потрібно. 1. Розрахунок відпускного стажу Відпускний стаж слід рахувати з 10.08.2011 по 22.04.2013. З 10.08.2011 до 09.08.2012 було відпрацьовано 12 повних місяців.

З 10.08.2012 до 22.04.2013 було відпрацьовано 8 місяців 12 днів. Виключаємо 6 днів відпустки без утримання. Разом стаж = 12 міс. + 8 міс. 12 днів – 6 днів = 20 міс. 6 днів. 6 днів не враховуємо, оскільки відпрацьовано менше половини місяця. Отже, підсумковий відпускний стаж – 20 місяців. 2.